PMO Coördinator

De Project Management Office (verder PMO) Coördinator is werkzaam als ondersteuning van de Projectmananager Donna PMR. Dit houdt vooral in: het onderhouden en verbeteren van het PMO. Daarnaast het monitoren van de projectmanagementprocessen en de continue verbetering ervan.

De PMO’er is het aanspreekpunt voor de projectmanager en de team leads en richt zich op het beheersbaar houden van het project. De PMO’er rapporteert over status, voortgang en knelpunten en regelt de administratieve werkzaamheden. Verder onderkent de PMO’er kansen, risico’s en knelpunten en bewaakt en beheerst de kwaliteit en het nakomen van afspraken. Hij/zij verzorgt de planning binnen het project en doet dit met inachtneming van geld, tijd en kwaliteit. Daar waar nodig springt de PMO’er bij met betrekking tot de
uitvoerende werkzaamheden binnen het projectteam.

Taken:

• Uitdragen van standaarden binnen het project; (Prince2, RUP, Scrum en NS specifiek: Projecten op de Rails)
• Periodieke voortgangsrapportage verzorgen; input verzamelen en opstellen
• Kwaliteitsmanagement- en de bijbehorende structuur bijhouden (controle op aanwezigheid van managementproducten, inhoudelijke controle van documenten en bewaking van het proces). Dit is inclusief het configuratie- en documentbeheer in SharePoint.
• Beheren van projectplanningen, risico- en issuelijst en actielijsten; tevens rapporteren over de voorgang hiervan
• Ondersteunen van de projectmanager op het gebied van inkoop (Ariba), tijdschrijven (SAP CATS) en het voorbereiden van de projectfinanciën
• Communicatie binnen het communicatieteam van Donna, coördineren van communicatie-uitingen zoals publicaties en de Donna Nieuwsbrief
• Opstellen besluiten- en actiepuntenlijst van het projectoverleg
• Notuleren van stuurgroepvergaderingen
• Administratieve werkzaamheden rond instroom nieuwe projectmedewerkers

Verantwoordelijkheden:

• Zorgdragen dat de projectdocumentatie op SharePoint actueel en geordend is
• Zorgdragen dat de projectprocedures bekend zijn binnen het projectteam en ook gevolgd worden
• Zorgdragen dat de status van het project inzichtelijk is voor de project manager en dat hierover gerapporteerd kan worden aan de diverse stakeholders
• De PMO Coördinator is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van nieuwe medewerkers; pc, accounts, introductieprograma, toegangsmiddelen, tijdschrijven, SharePoint

Bevoegdheden:

• De PMO Coördinator is bevoegd om maatregelen voor te stellen aan de project manager die noodzakelijk zijn voor het behalen van de kwaliteitsdoelstellingen van het project
• Het vragen van de benodigde input / informatie aan alle projectleden om de projectprocessen, communicatie en voortgang van het project inzichtelijk te hebben en hierover te kunnen rapporteren
• Definiëren van processen om het projectteam optimaal mogelijk te kunnen laten werken

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring met projectmanagementactiviteiten als risico,- en issuemanagement, stakeholdermanagement, opstellen en beheren van planningen en financieel beheer
• Ervaring met MS-office, MS-project, MS-visio
• Ervaring in zowel business als IT- projecten
• Het inrichten en onderhouden van projectprocessen,- en procedures
• Prince2 certificering

Persoonlijke vaardigheden

• Analytisch
• Communicatief sterk
• Initiatiefnemend
• Kwaliteitsgericht
• Motiverend
• Pragmatische instelling
• Resultaatgericht
• Sociaal
• Organisatie-sensitief
• Teamgevoel