Gastblog: Zen Boeddha of Kip zonder Kop?

E.M. Offringa 31-10-2019 15:19
Categorieën: Blogs

Zen Boeddha of Kip zonder Kop;  hoe zat het nou met dat probleemproject uit 2001?

In PMO-land zijn er korte opdrachten, jaarlijkse opdrachten en historisch gegroeide opdrachten. Mijn opdracht hoort bij deze laatste categorie. Wanneer je als projecten (en bestuurssecretaris) actief bent voor een overheidsorgaan en je zit er langer dan een jaar, dan gaan ambtenaren er snel van uit dat je er ook een bent.

Sterker nog, als je ergens langer dan 2 jaar zit hoor je gelijk bij de elite, bij de mensen die er altijd al zijn geweest. Dan krijg je ook mooie uitzoekklussen door de directie en bestuur op je bureau geplempt. Zo onlangs nog; discussie tussen meerdere kavelkopers over wie er voor ontsluiting moet zorgen op de openbare weg. Aktes stammen uit 1999-2001. Als ‘oudgediende’ aan mij de taak om het dossier op te scharrelen, de stof er af te blazen en een nieuwe analyse met oplossing te formuleren. ‘Je zit er immers al zo lang, jij hebt vast meegewerkt aan dat project’ roept de administrateur vrolijk bij het verlaten van de afdeling. Ga je na de analyse gelijk het probleem escaleren (een moeilijke mail naar de directeur), of bespreken met je team en de projectleiding? Haal je gelijk alle actoren van vroeger er bij? Aan projectnotulen van destijds heb je niks, zijn zo oud dat ze zijn vernietigd of nooit gearchiveerd. Het lastige is dat je kennis van Prince 2, IPMA, en alle andere projectmanagementleer gericht is op ‘we gaan wat maken! ’en niet op ‘hoe zat dat nou 18 jaar geleden?’.

Mijn gouden tip:
Geef geen waarde van goed of fout aan de beslissingen uit het verleden. Maak een korte afweging van het probleem in de projecttaal die jij kent, die de organisatie begrijpt en die de directie keuzemogelijkheden biedt. Dat het lang geleden is gebeurd, dat ook jij er niet bij was, dat er geen projectstukken van zijn, dat is dan niet meer relevant. Ga als een Zen Boeddha en niet als een Kip zonder kop te werk en iedereen zal je rust en doelmatigheid prijzen. Je bent immers een oudgediende, die kunnen dat!

blog_image:article_buroc5_15725317965dbaee54a0862.jpg:end_blog_imageGeschreven door Thabo Huisman - Bestuurs- & Projectsecretaris bij Industrieschap 'de Plaspoelpolder'.

Reageer