Gastblog: De verbinder binnen het project en de organisatie

Door: Firazia 28-3-2023

In mijn functie als projectsecretaris is geen dag hetzelfde. Naast het gegeven dat ik de projectmanager help om het project in goede banen te leiden, heb ik een ondersteunende rol richting de projectmanager en het projectteam. Als projectsecretaris ben ik een belangrijke verbinder binnen het project en de organisatie. Zo ben je enorm belangrijk voor de projectmanager en help je mee om het project in goede banen te leiden. Tegelijkertijd zorg je voor connecties op andere afdelingen, zodat stukken sneller besproken of gevonden worden.

Door participatie zien wij wat de impact is van onze plannen
Een paar weken geleden had ik een bijeenkomst waarbij alle projectsecretarissen van verschillende afdelingen binnen het Ruimtelijke Domein aanschoven. We leerden elkaar kennen en herkenden veel overeenkomsten in elkaars werk, ook al werken we voor totaal verschillende afdelingen. Zo is participatie een zeer belangrijk onderdeel in het project, zeker als het gaat om veranderingen in de openbare ruimte. Het leuke aan deze rol is dat wij een steentje bijdragen aan het participatie traject en op deze manier persoonlijk contact krijgen en onderhouden met bewoners. Hierdoor is onze rol meer dan alleen uitvoerend. Door het participatie gedeelte zien wij bijvoorbeeld tijdens de verkenningsfase al wat de impact is van onze plannen.

Dit vind ik wel het mooiste onderdeel binnen het project. Door participatie is het niet alleen een plan op papier, maar gaat het ook leven.

Planning en organiseren is een échte skill
Plannen en organiseren is één van de sterkste kanten van een projectsecretaris en dat wordt in elk deel van het project toegepast. Of we nou een bewonersbijeenkomst of een projectteam vergadering plannen, voor ons zijn deze organisatie skills enorm belangrijk. Wij hebben de interne processen helder en kunnen waardevolle input leveren bij het opstellen van de projectplanning. Voor een recent project waar ik aan gewerkt heb, was behandeling in de Raad een zeer belangrijke stap. Ook omdat dit parallel liep met een extern proces wat ook gevolgd moest worden. Terugtellen in de planning was zeer cruciaal om te weten wanneer wij ons ambtelijke proces moesten opstarten. In mijn rol als projectsecretaris kon ik deze informatie vrij snel aanleveren, zodat wij werkte met een accurate planning en we onze deadlines goed konden bewaken. Dit werkt voor iedereen heel prettig, omdat we de hoofdlijnen goed in beeld hebben gebracht en ook aan elke stap van het proces voldoende aandacht konden geven.

Als we het niet weten, zijn we niet bang om het te leren
De rol als projectsecretaris is zeer belangrijk en vaak ook onmisbaar. Of het nu gaat om het opstellen en versturen van bewonersbrieven, het klaarzetten van college voorstellen of rapportages, het inrichten van een webpagina, wij zijn van alle markten thuis. En als we het niet weten, zijn we niet bang om het te leren. Met onze organisatie skills zetten wij zo een projectadministratie op én zorgen wij voor structuur voor iedereen. Dit helpt het project, maar ook de medewerkers. Projecten zijn vaak al ingewikkeld genoeg en door dat stukje structuur en overzicht te brengen, is de beleving al heel anders. Daarom is de projectsecretaris een belangrijke verbinder binnen én buiten het project.

Deze gastblog is geschreven door Firazia, werkzaam bij buro C5 sinds 2018 als Projectsecretaris.