Gastblog: Eindejaars gekte! Ieder voor zich? Of zoeken we verbinding met elkaar…

In december is het altijd een race tegen de klok. Op het werk is iedereen bezig met het regelen en afronden van allerlei zaken en ook privé staat deze maand in het teken van regelen en organiseren. Het lijkt wel alsof de tijd dringt tot 31 december en het leven daarna ophoudt, terwijl op 1 januari het leven gewoon zijn gangetje gaat.

Wie heeft al deze deadlines ooit bedacht, vraag ik me af! Afronden van projecten, budgetten aanvragen, verlengingen (inhuur-)contracten, familiefeestjes, personeelsdiners, belastingen en ziektekostenverzekeringen, beheersen onder andere onze laatste maanden van het jaar!

Chronisch tijdsgebrek
Je zou toch denken dat na jarenlange ervaring dit toch anders moet kunnen. Maar jammer genoeg sta ik elk jaar toch weer voor hetzelfde voldongen feit, dat ik het niet onder controle heb richting de ‘jaarafsluiting’, ongeacht bij welke opdrachtgever ik ook werkzaam ben. Vanaf half november tot eind december kom ik altijd tijd tekort. Uren lijken als minuten voorbij te schieten en door chronisch tijdsgebrek is de kerstsfeer ook ver te zoeken.

Onverwachte zaken en lijken uit de kast
Na de zoveelste eindejaarsrace in 2018, heb ik besloten dat ik het in 2019 anders zou aanpakken. Dit is veel beter voor mijn nachtrust en ik word er een veel gezelliger mens van, wat ook leuker is voor mijn collega’s, vrienden en familie. Maar hoe pak ik dit aan? Ten eerste is het belangrijk om inzichtelijk te maken wat er moet gebeuren en natuurlijk een goede planning. Zogezegd, zo gedaan. In september heb ik een ‘jaarafsluiting to-do-lijstje’ gemaakt per project, binnen mijn portefeuille. Hierin heb ik opgenomen welke contracten er verlengd moeten worden, welke budgetaanvragen er de deur uit moeten en ga zo maar door. Vervolgens ben ik aan de slag gegaan met alles wat op voorhand opgepakt kan worden en zo gestaag verder gewerkt aan de lijst. Door deze werkwijze dacht ik dat ik het beter onder controle zou hebben, maar wat een illusie! Niets blijkt minder waar! Alsnog komen er allerlei ‘onverwachte zaken’ op mijn pad en vallen er overal ‘lijken uit de kast’. Tot overmaat van ramp houden mijn collega’s op geen enkele manier rekening met mijn ‘o zo zorgvuldig opgestelde draaiboek’. Kortom, alle voorbereidingen ten spijt, alsnog bakken met stress en enorm veel irritatie.

Mijn PMO-gereedschapskist
Na heel wat onrustige nachten, bedacht ik mij dat ik beschik over een goed gevulde gereedschapskist om deze eindejaarsproblemen toch het hoofd te kunnen bieden. Deze PMO-gereedschapskist (zoals ik die inmiddels noem), is gevuld met coördinerende en verbindende kwaliteiten, allerlei theoretische informatie vanuit verschillende opleidingen en doorspekt met jarenlange ervaring. Naast deze gereedschapskist bevind ik mij als afdelings PMO’er ook nog eens op de perfecte positie; middenin het werkveld. De combinatie van mijn goed gevulde gereedschapskist en de spin in het web functie, hebben mij uiteindelijk de oplossing geboden voor mijn eindejaarsprobleem. Dat ik daar dan pas na 12,5 jaar achter kom… Met de gereedschapskist in de hand ben ik op zoek gegaan naar verbinding met mijn collega’s. Alles begint met ‘tijd voor elkaar’. Dus in plaats van de reactie dat ik te druk ben om er nog iets bij op te pakken, ben ik het gesprek aangegaan en heb ik uitgelegd waar ik tegenaan loopt. Ik heb een afdelingsoverleg (deels) gebruikt om de eindejaarsproblematiek te bespreken en aan te geven wat er speelt. Grappig is dat ik me in eerste instantie best kwetsbaar voelde. Ik ben tenslotte die super PMO’er die alles altijd onder controle heeft… Tijdens het gesprek is gebleken dat vrijwel alle collega’s zich in dezelfde race tegen de klok bevinden. En wat blijkt? Deze race tegen de klok is enerzijds een probleem, maar anderzijds zit in dit probleem ook de oplossing verstopt. Namelijk, dat wanneer je als collega’s allemaal dezelfde race racet, dan werkt die race plotseling verbindend. We zitten tenslotte allemaal in hetzelfde schuitje (euh auto).

Zoek voor samenwerking en verbinding!
Wanneer je deze verbinding met elkaar opzoekt, blijken collega’s meer dan bereid om samen te werken. Zo worden werkzaamheden gecombineerd en taken onderling verdeeld, waardoor zaken een stuk efficiënter worden en plots veel minder tijd kosten. Losse eilanden verdwijnen en iedereen steekt met elkaar de handen uit de mouwen.

De les die ik graag aan eenieder mee wil geven is dat je theoretisch alles nog zo goed geregeld kan hebben, maar dat dit in de praktijk toch niet blijkt te werken. In ons vak heb je te maken met mensen, hun agenda’s (zowel zakelijk als privé), hun takenpakketten en vooral hun beleving en emoties. Daarbij beschikken wij als PMO’ers over een uitermate goed uitgeruste gereedschapskist om iedereen met elkaar te verbinden. Maak het onmogelijke, mogelijk en gebruik je gereedschapskist! Ik heb ervaren dat niet mijn keiharde planning essentieel is, maar juist de samenwerking en verbinding met mijn collega’s. Je kwetsbaar durven opstellen en tijd nemen voor elkaar is een groot goed in ons vak. Hiermee creëer je waardering en saamhorigheid. De kers op de taart is natuurlijk dat de race dit jaar goed verlopen is. Samen als collega’s sta je sterker en als PMO bevinden wij ons in de unieke gelegenheid om collega’s bij elkaar te brengen.

Een fijne, gezellige en vooral relaxte kerst gewenst voor iedereen!

Deze gastblog is geschreven door Joyce. Werkzaam als PMO'er bij DJI.