PMO (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever zorgt namens de Ministerie van Veiligheid en Justitie voor de tenuitvoerlegging van straffen en vrijheidsbenemende maatregelen, die na uitspraak van een rechter zijn opgelegd.

Functie omschrijving

Jouw werkzaamheden zijn verdeeld:

40%
- Managementondersteuning Afdelingshoofd IMA
- Inplannen vergaderingen, opstellen conceptagenda 2-wekelijks Teamoverleg, verzamelen agendastukken, opvolgen, bewaken en najagen acties.
- Organiseren 3-maandelijkse IMA Teamdagen
- Opstellen en bijhouden opleidingenplan IMA: aanvragen en monitoren in- en externe trainingen en opleidingen via het Opleidingsinstituut.
- Ziek- en betermeldingen interne medewerkers
- Communicatie (uitvoerend), bijhouden overzicht taakverdeling en smoelenboek IM
- Reserveren vergaderruimtes (in- en extern) en aanmelden bezoekers

30%
- Voor IMA en voor projecten zonder PMA: ondersteuning bij uitvraag externe inhuur, plannen van intakegesprekken, afwijzingen.
- Organiseren interne sollicitatieprocedures, incl. het actualiseren van functieprofielen
- Onboarden nieuwe medewerkers (Aanvraag VOG, laten ondertekenen contract, aanvragen gebruikersaccount, toegangspassen en Connect.
- Bijhouden forecast uitgaven voor IMA- en ketenprojecten in administratief projectplanningssysteem (PTB)
- Opdrachtverstrekkingen en klantvragen invoeren en monitoren in Leonardo (financieel systeem)
- In Leonardo uitvraag inhuur en voorbereiden verlengingen inhuur externe IMA-medewerkers (Incl. maandelijks boeken van urenontvangsten)


30%
- Notulist van stuurgroepvergaderingen, opvolgen en monitoren van afspraken;
- Inhoudelijke en administratieve ondersteuning bij het opstellen en actualiseren van overzichten en teksten.

Functie eisen

- Minimaal afgeronde HBO opleiding
- Aantoonbare en relevante ervaring in project- en programmamanagementondersteuning, bij voorkeur op het gebied van IV/ICT projectmanagement en onderhavige processen
- Kennis van en inzicht in de organisatie van de informatievoorziening bij kerndepartement, ketenpartners en/of overige departementen
- Kennis van technieken en methoden voor programma- en projectmanagement zoals Prince2, Agile/Scrum, IPMA-D en/of MSP
- Kennis van de Principal Toolbox (1 jaar)
- Kennis van financiële administraties van zowel een baten/lastenstelsel als een kas/verplichtingenstelsel (1 jaar)
- Kennis van het beheer van Rijksfinancien en de P&C-cyclus (1 jaar)
- Kennis van inkoop- en aanbestedingsrecht en regelgeving (1 jaar)
- Kennis van financiële (ERP) systemen als Oracle (EBS) en/of SAP (1 jaar)
- Uitstekende beheersing van MS Office zoals Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project (1 jaar)

Arbeidsvoorwaarden

Starten per 31 mei 2020 t/m 30 november met optie tot verlenging.

Locatie

Gouda

Publicatiedatum

18-05-2020

Contactpersoon

Ingmar van der Valk
persoonlijk
Ingmar van der  Valk
Mobiel: (06) 8127 0464
onze mensen

 

Privacy statement