PMO (36 uur)

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is uitvoerder op het gebied van sociale zekerheid in Nederland.

Als Project Management Officer (PMO'er) ben je de sparringpartner van de projectmanager en bied je ondersteuning aan de projectorganisatie. Je hebt diverse certificaten op het gebied van Projectmanagement en je werkzaamheden zijn van organisatorische en adviserende aard. Zo houd je je bezig met het voorbereiden van stuurgroep vergaderingen, bewaak je de dagelijkse voortgang en zet je zelfstandig acties uit aan de hand van een opgestelde planning en actie- besluitenlijsten en beheer je projectplannen. Daarnaast heeft de rol in dit project een sterke communicatie component, waar je zowel de project- als de gebruikerscommunicatie oppakt. Aan het begin van het traject ligt het zwaartepunt op structureren van de projectorganisatie, daarna op communicatie richting stakeholders en gebruikers.

Werkzaamheden:
• Schrijven en beheren van de projectwijzigingen
• Ondersteunen van de projectorganisatie door middel van organisatorische en adviserende werkzaamheden;
• Verzorgen van de voortgangs-/maandrapportages en de communicatie richting teamleden, stakeholders en externe contactpersonen
• Plannen, organiseren van grote en kleine bijeenkomsten/ vergaderingen, ten behoeve van het project
• Zorgdragen voor de ontwikkeling van standaarden, templates en procesbeschrijvingen
• Zorgdragen voor opzetten en bijhouden van de (financiële) administratie en dossiers
• Verzorgt de communicatie richting teamleden, stakeholders en externe contactpersonen
• Bijhouden projectplanning in MS project
• Notuleren belangrijke overleggen
• Ondersteuning adoptie/ implementatie van Office 365
• Eerste kanaal voor communicatie met gebruikersorganisatie en vervolgens geleiden vragen/ opmerkingen naar juiste persoon binnen project
• Laatste hand leggen (eindredactie) aan handleidingen, instructies en communicatie richting gebruikers
• Maken PowerPoint presentaties op basis van geleverde input geschikt voor communicatie met eindgebruikers, directie of RvB
• Verantwoordelijk voor de projectsite op het intranet (contentowner en communitymanagement)
• Verantwoordelijk voor zaken zoals resourcemanagement, risk- & issuemanagement, configuratiemanagement, kwaliteitsmanagement etc.

Omvang van het project DWS III wordt groter nu we naar de implementatiefase gaan. De genoemde werkzaamheden worden te omvangrijk om allemaal door de projectmanager zelf uit te voeren naast de reguliere coördinatie van het project.

Je maakt deel uit van ons onderdeel IT dat verantwoordelijk is voor alle technologie binnen de organisatie. Met 6 IT-afdelingen ontwikkelen en onderhouden we onze softwaresystemen. Zo maken wij applicaties in het hele spectrum: soms klein, soms voor miljoenen klanten. We zorgen er natuurlijk ook voor dat alles 24/7 in de lucht blijft op onze complexe infrastructuur. Samen met onze partners en met collega’s die het verschil maken.

• Je hebt hbo werk- en denkniveau bij voorkeur met opleiding in de richting van communicatie
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring in het gebruik en toepassen van project- en programmamanagementmethodieken. Je bent in het bezit een certificaat als IPMA-D of vergelijkbaar
• Je hebt ervaring met het ICT-werkveld en risicomanagement
• Je bent bekend binnen overheidsorganisaties
• Je hebt ervaring in het werken met planningstools
• Ervaring met het redigeren van communicatie met en voor eindgebruikers (handleidingen, instructies en ondersteunende communicatiemiddelen).

Competenties:
• Flexibel
• Resultaatgericht
• Omgevingsbewust
• Proactief, planmatig en sturend
• Nauwgezet
• Goed in samenwerken, proactief
• In staat netwerken te onderhouden
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden
• Hands-on mentaliteit, pragmatisch
• Accuraat/nauwkeurig
• Zeer communicatief vaardig
• Helicopterview
• Initiatiefrijk
• Analytisch
• Stressbestendig

De PMO moet goede communicatieve vaardigheden bezitten, omdat hij/zij mede ingezet wordt voor de communicatie richting stakeholders/gebruikers

Tijdelijke baan voor 36 uur in de week. Bij voorkeur zsm starten.