Programmasecretaris (24 uur)

Het programmabureau biedt een dynamische werkomgeving. Het programma wordt ontwikkeld met ketenpartners samen. Dat betekent dat je te maken krijgt met diverse organisaties. Het programmabureau zelf kent ongeveer 7 medewerkers.

Voor het programmateam zijn wij op zoek naar een ervaren (programma)secretaris die het programmabureau kan ondersteunen bij het faciliteren van het programmabureau. De secretaris wordt functioneel aangestuurd door het programmamanagement.

Werkzaamheden:

• Ondersteuning bij de voorbereiding van het Algemeen overleg, de Programmabegeleidingsgroep en de Programmastuurgroep. Daarbij verantwoordelijk voor stukkenstroom, verslaglegging, bijhouden van actie - en besluitenlijsten en follow-up, archivering en het bijwerken van de externe samenwerkingsruimte;
• Interne communicatie: bijhouden van organogram en accountverdeling, zorg dragen voor (in)formele berichtgeving/ informatieverstrekking binnen het team, op orde houden van gemeenschappelijke documentatie, verbindende schakel vormen tussen mensen en deelprojecten, verantwoordelijk voor onboarding nieuwe teamleden en bijhouden van medewerkersadministratie;
• Inkoopprocedures begeleiden en financiële overzichten bijhouden; daarnaast begeleiden van subsidie aanvragen en bijdragen;
• Organisatorische en logistieke ondersteuning geven aan programmamanagement en communicatiemanager;
• Samenwerken met het secretariaat van de directie;
• Tijdig signaleren van verbeterpunten, knelpunten, issues, wensen e.d. binnen het eigen taakgebied.

Aanvullend:
De werkzaamheden liggen vooral op het gebied van organisatie, inkoop, ondersteuning en verslaglegging. Bij de uitvoering van de werkzaamheden draagt de secretaris op proactieve wijze zorg voor afstemming met alle betrokkenen.

• Je bent een (senior) secretaris met ruime werkervaring.
• Je hebt ervaring met het werken bij de overheid en een omgeving waarin publieke en private partijen samenwerken.
• Je hebt gevoel voor politiek -bestuurlijke verhoudingen.
• Je gedijt in een complexe en hoog dynamische werkomgeving.
• Je functioneert graag dicht op de inhoud.
• Je bent bij voorkeur ingevoerd in het beleidsdomein van de fysieke leefomgeving / ruimtelijke ordening / milieu en hebt affiniteit met wetgeving en digitalisering.
• Verder ben je een teamspeler die in staat is verschillende belangen en oplossingen op een creatieve manier te verbinden.

Jij als programmasecretaris bent bekend met de Rijksoverheid en houdt je staande in een dynamische en soms hectische multidisciplinaire omgeving met diverse actielijnen, betrokken organisaties en inkoop-, financiële en communicatieadviseurs, (technisch) architecten, ontwikkelaars en beheerders, secretarissen en juristen. Je bent een proactieve aanpakker met groot organisatorisch vermogen die fungeert als de spin in het web voor veel verschillende partijen.

Essentiële competenties

• Je bent resultaat gedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend, zelfstandig en verbindend.
• Je bent een sterke sparringpartner voor managementteam.
• Je bent een teamspeler, sterk in netwerken en samenwerken.
• Je hebt een sterk analyserend en oplossend vermogen.
• Je beschikt over omgevings- en organisatie sensitiviteit.
• Vertrouwen, verantwoordelijkheid en vakmanschap zijn begrippen die bij jou passen
• Je kunt werken onder druk.

De opdracht is voor 24 uur in de week in Den Haag. Beoogde startdatum is 1 juli en de looptijd is voor 12 maanden.