Programmasecretaris (36 uur)

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst

Voor een groot programma bij onze opdrachtgever zijn we op zoek naar een ervaren junior of medior secretaris.
Het programma bestaat uit verschillende projecten en activiteiten. Concreet komt het erop neer dat het programma:

• capaciteit levert aan het partnership voor bepaalde rollen (o.a. projectbeheersing en contractmanagement),
• data uit verschillende bronnen ontsluiten en daarna real-time beschikbaar stelt,
• verkeersregelinstallaties laat aanpassen,
• zorgt dat wegbeheerders het partnership adviseren over veiligheid en doorstroming op het wegennet om zo hun verantwoordelijkheden voor veilig en vlot verkeer te waarborgen.

Als secretaris werk je samen met alle leden van het programma maar vooral met de programmamanager, projectmanagers van de projecten en de manager projectbeheersing.

Je taken zijn als volgt:
1. Coördineren en meeschrijven Project initiatiedocument, Plannen van deelprojecten, Project einde documentatie
2. Ondersteunen deelprojectleiders bij uitvoering projecten
3. Opstellen / meeschrijven overige Programmamanagement documenten (nota’s stuurgroep, opdrachten DGB etc)
4. Stuurgroep overleggen voorbereiden en notuleren (eventueel)
5. Assisteren bij projectbeheersing (bv opstellen en bijhouden overzichten risico’s, mijlpalen, acties en scopewijzigingen)

6. Optuigen, input verzorgen en begeleiden visueel management .

De werkzaamheden zullen voor het grootste deel in Utrecht en Delft plaatsvinden en wellicht één of twee dagen per week op andere locaties in het land.

Eisen waaraan je moet voldoen
- Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding
- Je hebt ongeveer drie jaar ervaring met projectmatig werken en adviseren bij voorkeur in projecten op gebied van informatievoorziening of verkeersmanagement
- Kennis en ervaring bij Rijksoverheid is een pre
- Ervaring met project managementmethoden en technieken zoals Prince 2 en/of, Agile/Scrum
- Je hebt ervaring als programmasecretaris en het inrichten van programma-archivering(3 jaar)


Wie jij bent

- Resultaatgericht
- Aanspreekbaar
- Dienstverlenend
- Integer
- Ondernemend
- Verbindend
- Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
- Samenwerken
- Analytisch en oplettend
- Proactief in plannen en organiseren
- Verantwoordelijk, zelfstandig en stevig

Opdracht voor 36 uur per week voor de duur van 12 maanden met optie op verlenging.