Programmasecretaris (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een overheidsorganisatie.

Functie omschrijving

Voor een programma zoeken wij een ervaren programmasecretaris die het programmateam als geheel, en de programmamanager in het bijzonder, ondersteunt bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Samen met de programmamanager en de coördinatoren vorm je het motorblok van het programma. Je voelt je prettig bij een rol als spin in het web. Je organiseert programma-brede overleggen, waaronder in ieder geval de stuurgroep en het topberaad, bewaakt besluitvorming, zorgt voor verslaglegging en bewaakt nakoming van acties.

Daarnaast draag je zorg voor het inzichtelijk maken van de voortgang van het programma aan de hand van een gedegen programma-brede planning, beheersing van de risico’s & beheersmaatregelen en het leveren van voortgangsrapportages. Ook zorg je voor het bijhouden van de programmabegroting en financiële overzichten. Je zorgt voor het annoteren van inhoudelijke stukken met een sterke I-component en voor de begeleiding van CIO-oordeel en BIT-advies.

Belangrijkste taken:

  • Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
  • Plannen van programma-brede overleggen, voorbereiden agenda’s en maken van verslagen;
  • Bewaken van besluitvorming en nakoming van acties;
  • Op orde houden van inzicht op planning, risico’s en beheersmaatregelen;
  • Opstellen van voorstellen en (beslis)notities;
  • Zorgen voor periodieke voortgangs- en verantwoordingsrapportages;
  • Zorgen voor het bijhouden van de programmabegroting en financiële overzichten;
  • Annoteren van inhoudelijke stukken met een sterke I-component;
  • Zorgen voor begeleiding van CIO-oordeel en BIT-advies.

Functie eisen

  • Een universitaire of hbo-opleiding succesvol afgerond.
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als programmasecretaris van complexe I-projecten en programma’s.
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met het werken binnen de overheid.
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met het annoteren van inhoudelijke stukken met een sterke I-component.

Wensen:

  • Aantoonbare ervaring met het inzichtelijk maken en bijhouden van een programmabegroting en financiële overzichten.

Arbeidsvoorwaarden

Dit betreft een looptijd van 1 december 2020 t/m 31 mei 2021 met optie tot verlenging.

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

10.11.2020

Contactpersoon

E.M. Offringa

persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement