Programmasecretaris (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn PMO Lead & buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Bij PMO Lead werk je aan complexe en uitdagende opdrachten bij (diverse) grote opdrachtgevers op tactisch en strategisch niveau. Wij hebben een duidelijke focus op de ontwikkeling van onze professionals. In dat kader faciliteren wij groepstrainingen, kennissessies, 24/7 toegang tot ons online platform en persoonlijke begeleiding. Dankzij onze marktkennis en uitgebreide netwerk begeleiden wij tevens ook (startende) ZZP-ers naar interessante opdrachten.

Onze opdrachtgever werkt aan een krachtige lokale overheid.

Functie omschrijving

Per 1 januari 2022 hebben het Ketenbureau i-Sociaal Domein en het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein de krachten gebundeld voor een effectievere en eenvoudigere uitvoering in het sociaal domein. Voor het Ketenbureau wordt een project- / programmasecretaris gezocht die ondersteunt binnen de lopende projecten en programma's.

Werkzaamheden:

  • Fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma-/projectleider.
  • Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen en klankbordgroepen.
  • De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.
  • Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.
  • Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
  • Het opstellen van inhoudelijke rapportages.
  • Agenda- en mailbox beheer.

Functie eisen

  • HBO werk -en denkniveau;
  • 3 jaar ervaring met het ondersteunen van programma- of projectteams en programma- of projectmanagers;
  • 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
  • 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen ervaring met het werken met Excel en PowerPoint;
  • 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;
  • Ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom) en ondersteunde tools zoals bijvoorbeeld Trello, Mural en Miro.

Competenties:

• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Integriteit
• Zelfontwikkeling
• Dienstverlenend
• Praktisch
• Pro actief

Arbeidsvoorwaarden

Een opdracht voor de duur van 2 jaar. Starten per 1 juli 2022.

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

11.05.2022

Contactpersoon

Esther Offringa

persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement