Projectassistent (24 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een gemeentelijke organisatie.

Functie omschrijving

Vanuit je rol als project assistent ondersteun je het team en de opgave Mobiliteit bij talloze projecten. Het voornaamste deel van je taken bestaat uit agendabeheer, voorbereiden en plannen van vergaderingen en afspraken, reserveren van vergaderzalen, notuleren en verslaglegging, bewaken van afspraken, communicatie, informatie zoeken, beheer van inkoop in MUIS en archivering in het zaaksysteem. Naast deze ondersteunende taken zoals voer je zelfstandig een beperkt aantal activiteiten uit. Je bent, in overleg met de projectmanager(s), zelf verantwoordelijk voor kleine deelprojecten. Kortom: je bent een ondersteuner, die het team en de opgave op allerlei manieren kan helpen om beter en efficiënter te gaan functioneren


Je taken zijn verdeeld over de opgave en het team:

  • Zorgdragen voor een goede en betrouwbare backoffice: Structureren, stroomlijnen, vastleggen, opbergen, terugvinden.
  • Creëren van digitale werkomgeving voor de afdeling. Archivering belangrijke stukken en werkarchief en officieel archief
  • Vraagbaak voor adviseurs voor o.a. financiële en administratieve zaken.
  • Vormt het aanspreekpunt voor praktische en organisatorische zaken.
  • Organisatie, verslaglegging en najagen acties van een aantal overleggen
  • Agenda beheer opgavemanager.
  • Bijhouden van toezeggingen en moties (beheer lijst, aanspreken actiehouders, etc.)
  • Ondersteuning subsidiebeheer.
  • Ondersteuning organisatie werkbezoeken, lezingen, events, bewonersavonden etc.
  • Mijlpalenkalender + overzicht stafstukken bijwerken.
  • Bijwonen weekstart, kernteam, projectleidersoverleg.
  • Projectleidersoverleg agenda en stukken.
  • Trello, Digiplaza, Zaaksysteem bijhouden/bijwerken.

Functie eisen

  • Concrete en recente ervaring als management assistent voor een managementteam
  • Hbo niveau, al dan niet via werkervaring
  • Bij voorkeur ervaring binnen de overheid/gemeenten.
  • Ervaring op het domein Mobiliteit heeft de grote voorkeur.
  • Gewend aan het werken met een hoge werkdruk en hoge verwachtingen
  • Stabiele persoonlijkheid; kan goed nee zeggen, eigen prioriteiten stellen, en verdedigd in discussie eigen standpunten. Is een stevige gesprekspartner.
  • Minimaal 4 jaar ervaring binnen Ruimtelijk domein ervaring met Word, Excel, Digiplaza, MUIS en het zaaksysteem.

Goed om te weten:
De context van het programma Verkeersveiligheid is politiek en maatschappelijk gevoelig. Een assistent die hier ervaring mee - en oog voor heeft is belangrijk. Specifieke werkdagen zijn in ieder geval maandag en donderdag. De politieke dynamiek kan soms vragen om inzet (eventueel op afstand) op andere dagen.

Arbeidsvoorwaarden

Periode: zo snel mogelijk, tot 31 december 2020, met optie tot verlenging.
Inzet: 24 uur per week gemiddeld

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

18-03-2020

Contactpersoon

Esther Offringa
persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement