Projectcoördinator (36 uur)
Functie omschrijving
De Projectcoördinator is de rechterhand van de Projectmanager. Om ervoor te zorgen dat het (deel-)project goed loopt is de Projectcoördinator de spin in het web als het gaat om administratieve en coördinerende taken. Specifieker staat de Projectcoördinator aan de lat voor:
- Uitvragen/organiseren van (projectteam-)overleggen incl. vergaderruimtes
- Inrichting en beheren van de SharePoint-site hier hoort ook archivering bij: archiveren van documenten, reviewformulieren en notulen in SharePoint
- Het vaststellen van agenda en het maken van notulen, actie- en/of besluiten lijst projectoverleg en sturen op status van actiepunten (telefonisch/fysiek/via mail)
- Het beheren en signaleren van afwijkingen & risico’s m.b.v. projectplanning, risicolog, issuelog, capaciteitsoverzicht en project deliverables (dossiervorming)
- Voorbereiden van (maand)rapportages
- Voorbereiden congres
- Organiseren en faciliteren gesprekken en overleggen met stakeholders
- Organiseren en coördineren van de documentreviews
- Controle op naleven kwaliteitsprocessen en naast het rapporteren en rappelleren, het aanspreken van projectteam op voortgang
- Ondersteunen van de projectteamleden waar dat kan
- Uitvoeren van het inkoopproces door het aanmaken van opdrachten (winkelwagens en bestellingen)
- Verzamelen van informatie voor financiële rapportages
- Verzamelen van planningsgegevens voor de projectsturing
Functie eisen
- Minimaal Hbo werk en denkniveau
- Ervaring in een soortgelijke rol
- Ervaring met planstudies of projecten in een heel vroeg stadium is een enorme pré
- Met veel stakeholders kunnen schakelen
- Werken onder (tijds)druk
Arbeidsvoorwaarden
Bedrijfsprofiel
Wij zijn buro C5 & PMO Lead, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Bij PMO Lead werk je aan complexe en uitdagende opdrachten bij (diverse) grote opdrachtgevers op tactisch en strategisch niveau. Wij hebben een duidelijke focus op de ontwikkeling van onze professionals. In dat kader faciliteren wij groepstrainingen, kennissessies, 24/7 toegang tot ons online platform en persoonlijke begeleiding. Dankzij onze marktkennis en uitgebreide netwerk begeleiden wij tevens ook (startende) ZZP-ers naar interessante opdrachten.
Onze opdrachtgever is een semi overheidsorganisatie.
