Projectondersteuner (32 - 36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een organisatie binnen de overheid.

Functie omschrijving

Het doel van de inzet van projectondersteuning is dat werkzaamheden van secretariële- administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd.

De projectondersteuner werkt met meerdere collega’s. Daarnaast is de projectondersteuner dienstbaar, ontzorgd, jaagt na en weet zijn of haar plaats in de dynamiek van alledag. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd. Je neemt initiatief, denkt vooruit en bewaakt de voortgang van de projecten. Je denkt pro-actief mee met de innovatie adviseurs en projectleden. Daarnaast verzorg je de administratie en rapportage gedurende het gehele proces van de verschillende projecten. Ook wordt er van je verwacht dat je meedenkt waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

  • Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;
  • Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
  • Beheren van een complexe agenda van de manager;
  • Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;
  • Voorbereiding, inhoudelijke deelneming en verslaglegging van vergaderingen;
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
  • Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning);
  • Het bewaken en zorgdragen van de voortgang van meerdere projecten, projectbudgetten en de projectadministratie;
  • Workflow van documenten op orde stellen en archiveren van (digitale) documenten;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Functie eisen

  • 2 jaar aantoonbare ervaring op HBO werk- en denkniveau, blijkend uit cv en werkervaring;
  • 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie;
  • 2 jaar ervaring met het beheren van mailboxen;
  • 2 jaar ervaring met complex agendabeheer;
  • 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Word, Excel, Powerpoint en Outlook);
  • 2 jaar aantoonbare ervaring met Ibabs en MS Teams;
  • 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijv. koepelorganisatie in een middelgrote tot grote gemeente;
  • 2 jaar ervaring in het bewaken van de voortgang van meerdere projecten en projectbudgetten;
  • 2 jaar ervaring met Agile;
  • 2 jaar aantoonbare ervaring met schrijven en bewaken van financiële rapportages.

Competenties:

  • Proactief
  • Initiatiefrijk
  • Verbindend
  • Snel kunnen schakelen tussen verschillende niveaus van gesprekspartners
  • Goed kunnen analyseren
  • Hands-on mentaliteit
  • Creatieve oplossingen bedenken
  • Flexibel
  • Zorgvuldig
  • Enthousiast
  • Dienstverlenend
  • Kwaliteitsgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)
  • Nauwkeurig
  • Zelfstandig
  • Planmatig

Arbeidsvoorwaarden

Startdatum betreft 10 augustus t/m einde van het jaar. Dit kan meerdere keren verlengd worden. Er wordt veel thuis gewerkt momenteel.

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

23-07-2020

Contactpersoon

Esther Offringa
persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement