Projectondersteuner (36 uur)

Per direct

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een overheidsorganisatie.

Functie omschrijving

Het doel van de inzet van (project)ondersteuning is dat werkzaamheden van secretariële- administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van basisteam proberen en projecten.

Werkzaamheden

  • Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;
  • Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
  • Beheren van een complexe agenda van de manager;
  • Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;
  • Voorbereiding, deelneming en verslaglegging van vergaderingen;
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
  • Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning);
  • Archiveren van (digitale) documenten;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

De projectondersteuner werkt met meerdere collega’s. Daarnaast is de projectondersteuner dienstbaar, ontzorgd, jaagt na en weet zijn of haar plaats in de dynamiek van alledag. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.

Functie eisen

  • Afgeronde secretariële MBO- opleiding;
  • 2 jaar ervaring op MBO werk- en denkniveau;
  • 2 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijk omgeving, bijv. koepelorganisatie, middelgrote tot grote gemeente;
  • Ervaring met het Microsoft Office pakket (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
  • Ervaring met het beheer van mailboxen;
  • Ervaring met complex agendabeheer;
  • Minimaal 1 jaar ervaring met IBABS.

Competenties:

  • Proactief
  • Verbindend
  • Enthousiast
  • Dienstverlenend
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Nauwkeurig
  • Zelfstandig
  • Planmatig

Arbeidsvoorwaarden

Je kan starten per 25 oktober tot 31 december 2021 met optie tot verlenging. De functie kan tot maximaal 36 uur per week ingevuld worden.

Locatie

Den Haag en thuis

Publicatiedatum

05.10.2021

Contactpersoon

Ingmar van der Valk

persoonlijk
Ingmar van der Valk
Mobiel: (06) 8127 0464
onze mensen

 

Privacy statement