Projectsecretaris (24 uur)

Wij zijn buro C5 & PMO Lead (onderdeel van de C5 groep), het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies. Gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij de C5 groep draait het om mensen. Persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Je werkt aan complexe en uitdagende opdrachten bij (diverse) grote opdrachtgevers op verschillende niveaus. Wij hebben een duidelijke focus op de ontwikkeling van onze professionals. In dat kader faciliteren wij groepstrainingen, kennissessies, 24/7 toegang tot ons online platform en persoonlijke begeleiding. Dankzij onze marktkennis en uitgebreide netwerk begeleiden wij ook (startende) ZZP-ers naar interessante opdrachten.

Als projectsecretaris zorg je binnen het IPM-team ervoor dat het projectteam en meer specifiek de projectmanager “in control” blijft en het overzicht behoudt. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten en bewaakt bijvoorbeeld ook de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteam leden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je – binnen de provinciale kaders – een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jouw leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit.

Ook zorg je voor het bijhouden van de benodigde project- en capaciteitsoverzichten en ben je het eerste aanspreekpunt voor zaken rond de ondersteuning binnen je team en ben je daarmee een belangrijke sparringpartner voor de projectmanager en andere project teamleden. Vooral de beheersbaarheid van en daarmee het overzicht over het totale pakket van taken en verantwoordelijkheden is een belangrijk aandachtspunt voor de projectsecretaris.

Werkzaamheden:

• Secretariële ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en project teamleden.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders.
• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden.
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

Deze werkzaamheden zijn indicatief, maar niet uitputtend.

• Een afgeronde HBO opleiding.

Wensen:

• Werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of een waterschap;
• Werkervaring in de afgelopen 7 jaar met projectsecretariaats werkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten;
• Aantoonbare kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma- / project-) managers.

Competenties

• Stressbestendig;
• Communicatief;
• Gestructureerd;
• Proactief;
• Daadkrachtig;
• Verbindend;
• Coördinerend;
• Teamspeler;
• Resultaatgericht.

Een functie voor 24 uur in de week waarbij je deels thuis werkt en deels op locatie. De inzet is voor 6 maanden met optie tot verlenging. De startdatum betreft 13 februari.

Een brutosalaris indicatie ligt tussen de € 3300 - 3800,- op basis van 36 uur afhankelijk van het PMO niveau. Een tarief voor ZZP-ers kan hier ook besproken worden.

Andere (secundaire) voorwaarden waar je aan kan denken:

• Thuiswerkvergoeding - reiskostenvergoeding (OV vergoeding & kilometervergoeding)
• Vakantiegeld 8,33% (jaarlijks uitbetaald in mei)
• 25 vakantiedagen op een fulltime werkweek (optie voor het kopen van verlofdagen)
• Pensioenopbouw via Stipp
• Wij faciliteren een laptop/telefoon bij in indiensttreding
• Mogelijkheid voor een fietsplan
• Trainingen op maat/inhoudelijke bijeenkomsten
• Netwerk van PMO'ers die je verder kunnen helpen (MAATJE)