Projectsecretaris (32 - 36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een gemeentelijke organisatie.

Functie omschrijving

De projectorganisatie Tozo is onderdeel van de afdeling Werk en inkomen (W&I). De projectorganisatie is belast met de uitvoering van de Covid-19 maatregel Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers).

Als projectsecretaris ondersteun je de (deel)projectleider(s) procesmatig en secretarieel. Samen met de (deel)projectleider bewaak je de voortgang en stuur je op de beheersmaatregelen.

Als projectsecretaris heb je de volgende taken:

  • Aanbrengen van structuur en orde in informatiestromen van projecten;
  • Ondersteunen bij het samenstellen van voortgangsrapportages en het rapporteren aan de projectleider;
  • Organiseren van en deelnemen aan projectvergaderingen (stuurgroep, kernteam, processen en instructies); agendering en verslaglegging
  • Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten/afgesproken acties;
  • Signaleren van knelpunten en hierover rapporteren aan de projectmanager;
  • Het verzorgen van projectcorrespondentie naar in- als externe organisaties;
  • Beheren van een professioneel ingericht projectsecretariaat, mailbox, -dossiers en –archief;
  • Het opstellen en bijwerken van project overstijgende teaminformatie, zoals o.a. projectoverzichten, resourcemanagement;
  • Relatiebeheer fullservicegemeenten (periodiek managementinformatie leveren en statusaanvragen en terugbel notities uitzetten)
  • Aanvragen van autorisaties rechten op datamappen en deze regelmatig controleren
  • Begeleiden en inwerken Trainee(s), stagiaires

Als projectsecretaris zorg je voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van de overleggen, een goede administratie, monitoring en informatievoorziening. Je wacht niet op de vraag, je pakt signalen zelf op en vertaalt deze naar acties.

De werkomgeving is dynamisch. Naast een resultaatgerichte werkhouding, wordt verandervermogen, flexibiliteit en omgevingsbewustzijn als vanzelfsprekend aanwezig geacht. Je bent verder stressbestendig, samenwerkingsgezind en gewend om planmatig te werken.

Je bent daarnaast klantgericht en werkt planmatig. Je bent proactief en je bent goed in het prioriteren van werkzaamheden en toont verantwoordelijkheid. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondelinge als schriftelijk.

Functie eisen

  • Je hebt een afgeronde MBO+ studierichting en minimaal 6 maanden ervaring in de rol van projectsecretaris en op het gebied van projectmatig werken.
  • Organisatorisch en administratief opereer je aantoonbaar op HBO+ niveau.
  • Je beheerst daarmee de beschreven taken van de projectsecretaris.

Wensen:

  • Minimaal 6 maanden ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
  • Kennis van de wet- en regelgeving inzake Tozo en Participatiewet (PW).

Arbeidsvoorwaarden

Voor deze inzet zoekt onze opdrachtgever iemand die beschikbaar is voor de periode van 6 maanden tot zeker 1 augustus 2021.

Uitgangspunt is dat niet langer dan 2 weken aansluitend verlof kan worden opgenomen in de periode 01-02-2021 tot 01-08-2021.

Locatie

Rotterdam (thuis)

Publicatiedatum

05.01.2021

Contactpersoon

E.M. Offringa

persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement