Projectsecretaris (32 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een overheidsorganisatie en o.a. bezig met spoor- / infra projecten in de regio.

Functie omschrijving

Het team OV-projecten voert alle OV-projecten uit. In het team voeren professionals diverse opgaven uit waarbij bijvoorbeeld traminfrastructuur vernieuwd wordt, de reizigersinformatiesystemen op de bus- en tramhaltes vervangen worden, of een nieuwe busstalling gebouwd wordt. Het is een team waar ervaren projectleiders en -medewerkers samen werken aan het binnen de projectopdracht realiseren van projecten. De OV-projecten waar het team zich op richt zijn omvangrijk, multidisciplinair en beeldbepalend. Ze kenmerken zich door een grote technisch/veiligheid kritische component, een groot bestuurlijk afbreukrisico en een grote impact op de omgeving. Kortom, een dynamische projectomgeving waar toegewerkt wordt naar concrete resultaten.

De projectsecretaris die we zoeken, is breed inzetbaar bij diverse technische OV-projecten binnen het team. Echter, in het bijzonder word je ingezet op het project Directieleveringen en Dynamische Reizigersinformatiesystemen (DRIS). Het project DRIS heeft verschillende deelelementen. De huidige reizigersinformatiesystemen moeten vervangen worden voor zowel de software (deelproject is in de uitwerkingsfase) als de hardware (voorbereiding van de aanbesteding). In het najaar van 2020 zal de uitvoeringsfase van deze elementen starten.

Vanuit je rol ondersteun je de projectmanagers in de breedte: van het organiseren en voorbereiden van afspraken, het maken van presentaties en plannen en vastleggen van (veelal technische) overleggen. Je beheert het project-archief en helpt om informatie uit het projectverleden slim te combineren tot input voor actuele besluitvormingsstukken en verantwoordingsrapportages. Waar relevant beheer je de functionele e-mailbox van het project en verzorg je correspondentie met de opdrachtnemer. Tevens verzorg je de overdracht van het projectarchief/opleveringsdossier van Directieleveringen naar de toekomstig beheerder, waarbij je de afstemming met de beheerder organiseert over de inhoud ervan. Aanvullend op de projectbeheerser die de teams hebben, ondersteun je bij het opstellen van de planning en bewaken van de voortgang, en stemt deze met betrokkenen af. Het is een brede rol, die ook gekenmerkt wordt door diverse ad-hoc werkzaamheden die voor het project van belang zijn en afgestemd zijn op het niveau van de medewerker. We zoeken iemand die zich snel kan inwerken, gezien de beperkte duur van de opdracht.

Functie eisen

We zoeken een ervaren projectsecretaris die bekend is met de dynamiek van projecten in de uitvoerings- en nazorgfase en die ervaring heeft met projecten in de spoor-, metro- of trambeveiligingsbranch. Iemand die procesmatig overzicht houdt in de technisch complexe inhoud van het project. Je biedt gedegen en daadkrachtig ondersteuning aan de projectmanagers voor wie je werkt. Je vindt het leuk om zaken te structureren, overzicht te houden en bijeenkomsten te verslaan. Je bent de spin in het web. De projectorganisaties binnen OV-projecten kennen een dynamiek waarbij geen dag hetzelfde is.

Als persoon ben je proactief, zorgvuldig, communicatief vaardig (zowel mondeling als schriftelijk), wijs je anderen op hun verantwoordelijkheden, kun je je eigen werk goed organiseren en help je structuur en overzicht bieden aan anderen.

  • Je hebt een MBO-niveau met 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie of HBO-niveau met een technische achtergrond.
  • Tenminste 3 jaar werkervaring als van projectsecretaris in spoor-, tram, of metro branche.
  • Je hebt werkervaring in de realisatiefase van OV projecten (uitvoeringsprojecten).
  • Je hebt werkervaring binnen een overheidsorganisatie.

Arbeidsvoorwaarden

De startdatum is 15 augustus t/m eind december 2020 met optie tot verlenging (meerdere malen).

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

22-07-2020

Contactpersoon

Esther Offringa
persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement