Projectsecretaris (32 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever betreft een overheidsinstantie.

Functie omschrijving

Als projectsecretaris Omgevingswet ben je de rechterhand van de programmamanager en projectleiders en word je onder andere verantwoordelijk voor de volgende taken:

  • Ondersteuning projectleiders van de verschillende sporen (met nadruk op Omgevingsvisie).
  • Ondersteunen bij het opstellen van werkplanningen.
  • Ondersteunen opzetten monitorings- en evaluatiecyclus.
  • Contacten onderhouden met externen: zorgdragen voor afgestemde inhoudelijke reacties naar externen, zowel via mailcontact als via brieven.

Daarnaast ondersteuning van de projectleiders van de verschillende sporen als het gaat om agendabeheer, dit in goed overleg en afstemming met de projectmedewerker van het programma. Dat betekent:

  • Administratie, opstellen van correspondentie en regelen van zaken die nodig zijn voor het dagelijks goed functioneren van het project;
  • Het beheren en muteren van adressenbestanden;
  • Het beheren van de algemene mailbox van het programma;
  • Het bijhouden van de projectadministratie, mail en financiën, inclusief ondersteuning bij inkoopproces voor inhuur en aanbestedingen;
  • Het meehelpen voorbereiden en organiseren van workshops, bijeenkomsten, werkgroepen intern en extern;
  • Het bewaken van deadlines, acties en toezeggingen;
  • Ondersteuning bij het maken van besluitvormingsstukken en aanlevering voor PO’s, ad hoc commissie en PS;
  • Achtervang bij afwezigheid van de programmamedewerker Omgevingswet.

Functie eisen

  • Een afgeronde Secretaresse en Managementsupport opleiding op minimaal MBO niveau4.
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in een complexe overheidsorganisatie als het Rijk, Provincie of grotere Gemeente binnen het werkgebied ruimtelijke ordening.
  • Minimaal 2 jaar werkervaring met projectmatig werken.

Arbeidsvoorwaarden

Je kan starten per 1 december en dit betreft een looptijd van 1 jaar met optie tot verlenging.

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

09.11.2020

Contactpersoon

E.M. Offringa

persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement