Projectsecretaris (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5 & PMO Lead, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Bij PMO Lead werk je aan complexe en uitdagende opdrachten bij (diverse) grote opdrachtgevers op tactisch en strategisch niveau. Wij hebben een duidelijke focus op de ontwikkeling van onze professionals. In dat kader faciliteren wij groepstrainingen, kennissessies, 24/7 toegang tot ons online platform en persoonlijke begeleiding. Dankzij onze marktkennis en uitgebreide netwerk begeleiden wij tevens ook (startende) ZZP-ers naar interessante opdrachten.

Onze opdrachtgever is een overheidsorganisatie die zorgt voor voldoende schoon oppervlaktewater en veilige dijken.

Functie omschrijving

Als Projectsecretaris binnen het programmateam ben je de spin in het web voor wat betreft de ondersteuning van het programmateam. Je organiseert de besluitvorming binnen het programmateam, bereidt de agenda’s voor en verzorgt de terugkoppeling en hebt regie over de acties. Daarnaast ben je sparringpartner inzake actuele ontwikkelingen, coördineer en adviseer je over directiestukken en heb je een verbindende, ‘linking pin-rol’ in de informatie-uitwisseling naar de disciplineleiders en de lijnorganisatie. Je ondersteunt in het voorbereiden van inhoudelijke en bestuurlijke beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming.

Werkzaamheden:

  • Mede vormgeven aan het professionaliseren van programmamanagement vanuit Programmateam.
  • Het zelfstandig en in samenhang plannen, organiseren, inhoudelijk voorbereiden, vastleggen en zorgen voor/ bewaken van follow-up van de beheersing van programma ten behoeve van het Programmateam (relevante documenten verzamelen en aanleveren, datumafspraken maken, presentaties, bewaken nakomen gemaakte afspraken, zelfstandig acties uitvoeren, etc.).Ondersteuning van de leden van het programmateam op inhoudelijke voorbereiding van betreffende procesgerichte en beheersmatige zaken.
  • Het verzamelen, analyseren en vastleggen van managementinformatie (primaire sturingsinformatie) voor Programmateam omtrent inhoud/voortgang van het project (voortgangsrapportage).
  • Het ondersteunen bij het schrijven van het te actualiseren programmaplan en programmabeheersingsplan.
  • Het inrichten en uitdragen van informatiebeheer ten behoeve van het programma.
  • In voorkomende gevallen samen met de projectondersteuner zorgdragen voor interne zaken zoals facility management, ICT, project brede ondersteuning, document control en vervangen van de projectondersteuner bij afwezigheid.

Functie eisen

  • Je beschikt minimaal over een HBO werk- en denkniveau bij voorkeur op het gebied van projectmatig werken en/of Prince 2 (IPMA-D), je hebt een pré als je kennis hebt van bedrijfskunde en/of civiele techniek en/of watermanagement.
  • Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring in het begeleiden/ondersteunen bij programma-/projectbeheersing.
  • Gedurende één of meerdere projectfases aantoonbare inzicht in de stand van zaken op het gebied van tijd, kwaliteit, geld en scope.
  • Ervaring in het opstellen van risicodossiers organiseren van risicosessies en toezicht houden op de te nemen beheersmaatregelen waarbij het effect van de te nemen beheersmaatregel aangeven kunnen worden t.a.v. planning en kosten.
  • Ervaring in het opstellen en beoordelen van (deterministische, probabilistische en capaciteits) planningen en uitvoeren van analyses hierop.
  • Ervaring in het bewaken van budgetten en inkomsten (subsidies) alsmede het opstellen van betrouwbare voortgangsrapportages.
  • Ervaring in het inrichten en op orde houden van het projectdossier en het toegankelijk en traceerbaar vastleggen van documenten (documentbeheer) en projectdatabeheer conform system engineering (SE).
  • Ervaring in het opstellen, bijhouden en bewaken van productkwaliteitsplannen en het toezien op naleven van afgesproken procedures en processen.
  • Kennis en ervaring van kostenramingen, waaronder SSK-ramingen, het uitvoeren van analyses hierop en het bijhouden hiervan in de administratieve systemen.

Competenties:

  • Je werkt zelfstandig en bent doortastend en resultaatgericht.
  • Je bent in staat om te denken en handelen vanuit de programma belangen.
  • Je bent assertief en communicatief vaardig.

Arbeidsvoorwaarden

De functie is tenminste voor 1 jaar waar de beoogde startdatum 2 maart 2020 is.

Locatie

Tiel

Publicatiedatum

03-02-2020

Contactpersoon

Esther Offringa
persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement