Senior (project)secretaris (32 uur)

Functie omschrijving

Het ketenteam is op zoek naar een collega die voor langere tijd deel kan uitmaken van het team. Hij/zij is een getalenteerde, enthousiaste en ervaren secretaris.

Welke taken en verantwoordelijkheden krijg je binnen ons team?

  • Mede opstellen/onderhouden/bewaken van de planning;
  • Opstellen/onderhouden/bewaken van de overleg-agenda’s, actie- en besluitenlijsten, notulen en diverse logs (w.o. issue- en risicolog) voor onder andere de stuurgroep en het ketenteam;
  • Inrichten, opstellen en verspreiden van voortgangsrapportages;
  • Waar nodig opstellen van notities en een plan van aanpak;
  • Organiseren, bewaken en faciliteren van de reguliere voortgangsgesprekken tussen de ketenmanager, de projectleiders en de trekkers van de verschillende werkstromen;
  • Risico- en issuemanagement ondersteuning;
  • Opstellen, onderhouden en bewaken van het archief in samenwerking met andere collegae;
  • Borgen van uit te voeren noodzakelijke acties die voortkomen uit kwaliteitsaudits;
  • (Inhoudelijk) voorbereiden van diverse vergaderingen en (hei)sessies, waaronder die van de maandelijkse stuurgroep en het ketenteam.

Functie eisen

Competenties en eigenschappen:

  • Strak in sturing op een opgestelde planning en gemaakte afspraken (eis).
  • Is analytisch sterk, onderscheidt gemakkelijk hoofd- en bijzaken.
  • Kan eigen werk plannen, organiseren en coördineren.
  • Is praktisch met een no nonsens instelling en aanpak-mentaliteit (proactief en productief);
  • Heeft goede communicatieve vaardigheden op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau;
  • Is aantoonbaar organisatie-/omgeving sensitief (eis);
  • Heeft een flexibele maar vasthoudende werkhouding, gericht op resultaat, organiseren, structureren, plannen en samenwerking;
  • is in de basis in zijn/haar element in faciliterende en ontzorgende rol (eis).

Opleiding en ervaring:

  • Minimaal een opleiding op HBO-niveau (eis) zoals HEAO-BI of gelijkwaardig alsmede aanvullende project- dan wel programmamanagement opleidingen als Prince II en MSP;
  • Tenminste 5 jaar hands-on-ervaring in vergelijkbare rollen in projecten (eis);
  • Ervaring met het opstellen en uitvoeren van plannen van aanpak (eis).
  • Heeft ervaring met projectmanagement (ondersteuning);

Arbeidsvoorwaarden

Z.s.m. maar uiterlijk 1 januari 2019
Tot: 30 juni 2019 met optie/intentie om de inzet te verlengen.
Uren per week: 32-36

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

28-11-2018

Contactpersoon

Martijn Lakerveld
persoonlijk
Martijn Lakerveld
Mobiel: (06) 5708 2333
onze mensen

 

Privacy statement