PMO (36 uur)

De Project Management Officer (PMO) vormt een extra paar ogen en oren van de Algemeen Projectleider dat gericht is op de interne projectorganisatie. De Algemeen Projectleider wordt daardoor in staat gesteld om het project in de dynamiek van zijn omgeving te managen zonder daarbij aandacht te verliezen voor project-interne zaken. De PMO ondersteunt daarnaast de Algemeen Projectleider en de deelprojectleiders bij de projectbedrijfsvoering en de projectcommunicatie.

Het project is omvangrijk, complex van aard en heeft een hoog politiek afbreukrisico. De omgeving van het project kent een grote verscheidenheid aan ketenpartners, aanpalende veranderinitiatieven en belanghebbende partijen. Om succesvol te zijn, wordt door het project nauw samengewerkt met partijen uit en betrokken bij het taxivervoer, waaronder SFM, KNV, Kiwa en RDW. En het is van groot belang dat partijen tijdig worden betrokken en/of geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in de context van het project. Van de PMO wordt verwacht dat hij/zij goed kan bewegen in een omgeving als deze en een positieve bijdrage kan leveren aan het contact (inhoudelijke en relationeel) tussen het project en zijn omgeving.

De PMO wordt ingezet voor de ondersteuning van de Algemeen Projectleider en de deelprojectleiders bij de aansturing van het project. Daartoe voert de PMO onder meer de volgende taken nauwgezet uit:

• Bewaken van het projectdossier en het initiëren, inrichten, beheren en verbeteren van de project-controls, waaronder: planningen, voortgangsrapportages, issue- en risicoregister, urenadministratie en de financiële projectadministratie (budget, realisatie, verplicht en begroot).
• (Mede) in kaart brengen en bewaken van afhankelijkheden tussen de deelprojecten onderling en tussen het project en aanpalende veranderinitiatieven.
• Consolideren en analyseren van voortgangsrapportages van de deelprojecten en het opstellen van de (concept) projectrapportages, waaronder eventuele afwijkingsrapportages.
• Signaleren van (dreigende) afwijkingen aan de Algemeen Projectleider. Bijvoorbeeld ten aanzien van planning, budget, kwaliteit en verstoringen.
• Beheren van de financiële projectadministratie in nauw overleg met de Algemeen Projectleider, de adviseur bedrijfsvoering van de afdeling IV en de controller van de ILT.
• Organiseren van bijeenkomsten met ketenpartijen en belanghebbenden.
• Bondig verslagleggen van belangrijke bijeenkomsten en het beheren van de integrale actie- en besluitenlijst.
• (Mede) ontwikkelen van communicatieproducten, zoals nieuwsbrieven, infographics, animaties en voorlichtingsvideo's.
• Begeleiden van het inkoopproces van middelen en beheren van de inkoopdossiers in samenwerking met de adviseur bedrijfsvoering van de afdeling IV.
• Begeleiden van het inhuur- of detacheringsproces van medewerkers.
• Begeleiden van project reviews en audits.

Achtergrond opdracht:

De ILT houdt toezicht op het taxivervoer. Doel hiervan is bij te dragen aan veilig taxivervoer en een eerlijke concurrentie in de taximarkt. De ILT richt zich voor een belangrijk deel op de naleving van de arbeids- en rusttijden. Dit gebeurt momenteel op basis van gegevens die worden geregistreerd door de Boordcomputer Taxi (BCT). Die moet in elk taxivoertuig zijn geplaatst. Het verkrijgen en verwerken van die gegevens kan en moet echter beter. En dat is de opdracht waar het project Realisatie Variant BCT voor staat.

In dit project wordt gewerkt aan alles wat nodig is om de gegevens over arbeids- en rusttijden (A&R-gegevens) straks online te ontvangen en verder te verwerken. Denk hierbij aan het aanpassen van werkprocessen en het inrichten van een centrale database en de technische verbindingen (interfaces) die nodig zijn voor de gegevensuitwisseling met de taxichauffeurs en -ondernemers, de registers van Kiwa, RDW en KVK en met de BCT Toezichttool. Voor de nieuwe werkwijze is het ook nodig dat het ministerie aanpassingen doet in de wet. Het project wil daarnaast ICT-dienstverleners stimuleren om producten en diensten te ontwikkelen, die taxichauffeurs en -ondernemers ondersteunen bij het registreren en online aanleveren van A&R-gegevens.

Het is de bedoeling dat met de nieuwe keteninformatievoorziening ('systeem') de inspecteurs minder tijd kwijt zijn met het verkrijgen van A&R-gegevens. Zo kunnen ze zich meer richten op het analyseren van gegevens en risicogestuurd optreden.

• De kandidaat heeft aantoonbare kennis van projectmanagementmethodieken, zoals PRINCE2, Projectmatig creëren en PMBoK. Dit moet blijken uit het cv en originele certificaten.
• HBO werk- en denkniveau. Dit moet blijken uit het cv en/of originele diploma's en certificaten.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (deel)projectleider, Project/Programme Management Officer of een vergelijkbare rol/functie in projecten waarin ICT een hoofdrol speelt. Bij voorkeur binnen een politieke context (veelheid aan betrokken partijen met een verscheidenheid aan (tegenstrijdige) belangen). Dit moet blijken uit het cv (3 jaar).
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het bewaken en rapporteren van de projectvoortgang door het opstellen, monitoren en beheren van projectplanningen, voortgangs- en afwijkingsrapportages (3 jaar).
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring met het beheren van een financiële (project)administratie (budget, realisatie, verplicht en begroot) (2 jaar).
  

Wensen:

• Gevorderde kennis van en ervaring met MS Excel, waaronder het maken en beheren van draaitabellen.
• Kennis van en ervaring met het uitvoeren van een stakeholderanalyse is een pre.
• Kennis van de praktijk van toezicht, handhaving en/of opsporing is een pre.
• De kandidaat heeft projectervaring in een coördinerende rol of als PMO in de context van keteninformatisering/-samenwerking.Dit moet blijken uit het cv.
• De kandidaat heeft ervaring met een coördinerende rol of als PMO binnen een meerjarig ICT-project of -programma. Dit moet blijken uit het cv.
• De kandidaat heeft ervaring met het verzorgen van de content en de opmaak van communicatieproducten, zoals nieuwsbrieven, intranet-/internetberichtenen, infographics, animaties en voorlichtingsvideo's. Dit moet blijken uit het cv.
• De kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van project reviews en/of audits, zoals een Gateway Review, BIT-toets of vergelijkbaar. Dit moet blijken uit het cv.
  
  Competenties:
  
• Structureren: je bent in staat om in een sterk dynamische omgeving inzicht en structuur aan te brengen en te behouden.
• Resultaatgericht: je stelt haalbare doelen en bewaakt het boeken van voortgang en resultaten binnen de geldende kaders.
• Netwerkvaardig: je bevordert zowel met resultaten als met eigen handelen en gedragingen de verbinding en samenwerking tussen de in- en externe ketenpartners.
• Samenwerken: je bent een echte teamspeler en bent op de juiste momenten en in de juiste mate assertief of aanpassingsbereid. Door jouw proactieve en ondersteunende opstelling geef je feedback zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger.
• Organisatiesensitiviteit: je doorgrond verhoudingen, belangen en posities en bent in staat jouw handelen daar effectief op af te stemmen.
• Taalvaardig: je bent zowel in mondelinge als schriftelijke communicatie zorgvuldig, duidelijk, overtuigend en feitelijk.
• Zorgvuldig: je haalt voldoening uit het detecteren van dwarsverbanden en onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen, begrotingen en rapportages.