Portfolio ondersteuner/-secretaris (32 uur)

Fungeert als rechterhand en sparringpartner van de portfoliobureau manager. Ondersteunt het portfoliomanagement door primair in het verzamelen van informatie over de voortgang van de losse projecten en programma’s en aggregeert deze op portfolionivo. Verzorgt rapportages op portfolionivo. Ondersteunt project- en portfoliomanagement door tools, templates en methodieken er beschikking te stellen of implementatie er van.
Het portfoliobureau voert de volgende taken uit;

• Het faciliteren van de verbindingstafel opdat zij opvolging kunnen geven aan hun verantwoordelijkheid voor het portfoliomanagement door bijvoorbeeld;
• Afstemming ‘definities’, rollen, taken en verantwoordelijkheden op project / programma en portfolionivo. (vb: waar ligt welke besluitvorming, rol business- en product owner etc);
• Mijlpalenplanningen op portfolionivo op te stellen;
• Portfolio communicatie-kalender;
• Capaciteits- en IT-overzichten op te stellen;
• Risicomanagement op portfolionivo te bewaken en signaleren indien nodig;
• voortgangsrapportages van de projecten / programma’s te verzamelen en deze te aggregeren op portfolionivo (ook bruikbaar voor – externe- stakeholders);
• Signaleren en bewaken van OR-trajecten binnen het portfolio;
• Knelpunten signaleren binnen een project / programma en op portfolionivo.
• Besluitvorming ten aanzien van bijsturing op knelpunten mogelijk maken door alternatieve / oplossingen aan te bieden waarover besloten kan worden;
• Verzorgt d eorganisatie brede communicatie over het portfolio (intern);
• Draagt zorg voor overdracht van de portfoliomanagement methodiek naar de lijn eind Q2 in 2020.

Het faciliteren van de projectleiders / programmamanagers / afdelingen

• Ondersteuning in gebruik van projectbeheersingsmethoden waaronder SAFE;
• Beschikbaar stellen van formats t.b.v. project- en programma management;
• Ondersteunt in het helder krijgen (concretiseren) van de op te leveren resultaten en mijlpalen binnen een project / programma.