Project Assistent (16 - 24 uur)

Per direct

Opdrachtgever

Onze opdrachtgever is een gemeentelijke organisatie.

Functie omschrijving

Als project assistent ben jij (mede) verantwoordelijk voor een aantal structurele klussen zoals:

Inkoop (administratieve afwikkeling, offertes opvragen, verplichtingen aanvragen, prestatieverklaren)
Rittenregistratie busje van archeologie (controles, archivering)
Bijhouden en archiveren administratie + financiële mappen (op papier en digitaal)
Veldwerkkleding (offerte, pakket, toetsen aan werkklimaatprotocol, organiseren, bestellen)

Daarnaast ondersteun je (vooral binnen projecten) door:

Bij de opstart van een project onder meer het aanmaken van projectcodes en mappen en de communicatie met/richting medewerkers;
Tijdens een project onder meer het regelen van diverse zaken voor de projectleiders: van keet en veldmateriaal tot benodigdheden in de uitwerking (aanvragen/regelen van klusnummers, inkooporders en verkoopfacturen);
Bij de afronding van een project onder meer het versturen van eindproducten en het zorg dragen voor verrekening/facturen;
Financiële en administratieve ondersteuning in algemene zin (tijdens projecten en bureaubreed).

En verder ga je samen met twee collega’s van de afdeling aan de slag met verbeterslagen in de planning waardoor de afdeling meer grip krijgt op de werkdruk, het (totale) werkpakket en de verwachte capaciteitsvraag. Je krijgt daarbij een rol bij het invoeren en verbeteren van de (persoonlijke) capaciteitsplanningen van onze medewerkers. Verdere invulling en taakverdeling moet nog vorm krijgen en gebeurt in nadere afstemming.

Er zijn verschillende samenwerkingsverbanden waar je aan deelneemt. Samen met de proces-en kwaliteitscoördinator heb je voortdurend aandacht voor de verbetering van processen inzake capaciteitsplanning, opdrachtenadministratie en projectondersteuning. Je bespreekt de stand van zaken en ondersteunt archeologen bij de voorbereiding en uitvoering van projecten en onderhoudt contact met alle betrokkenen zodat projecten soepel verlopen. Regelmatig heb je contacten met interne en externe opdrachtgevers/partijen. In nauwe samenwerking met de planner archeologie maak je afspraken over taakverdeling en afstemming. Je informeert de manager van het bureau over de uitvoering van de op jouw bordje liggende zaken.

Functie eisen

Je komt te werken binnen een team van gedreven professionals met een enorme passie voor hun werk, waarbij ook ruimte is voor gezelligheid en een fijne werksfeer. Je bent daarin de spin in het web als het gaat om het regelen van allerhande bureau- en project-gerelateerde zaken. Jij bent het aanspreekpunt voor de medewerkers en helpt hen bij het regelen en oplossen van knelpunten in hun dagelijks werk.

Daarvoor zoeken wij een slim en stressbestendig ‘schaap met 5 poten’, eentje met goede communicatieve en sociale vaardigheden en die in staat is zowel zelfstandig als in teamverband te werken. Iemand die weet van aanpakken, het werk ziet dat moet gebeuren en niet afwacht. Iemand die ‘z’n mannetje/vrouwtje’ staat in contacten met de klanten maar daarbij de klantvriendelijkheid niet uit het oog verliest. Iemand die accuraat en gestructureerd is, doch voldoende flexibiliteit bezit om snel te kunnen schakelen. Iemand die anderen graag wil ondersteunen en op weg helpen, maar wel in staat is om zijn/haar grenzen te bewaken. En bovenal iemand die een fijne collega is en anderen op hun gemak weet te stellen maar ook krachtig kan optreden wanneer de situatie daarom vraagt.

Naast de bovengenoemde competenties verwachten wij dat je over minimaal MBO+ werk- en denkniveau beschikt. Je hebt ervaring met projectondersteuning, planningssystemen, capaciteitsmanagement en bedrijfsvoering. Je werkt in Excel, Word, Outlook, Acces, Coda, Cognos en Corsa en je kunt je perfect uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk.

Overig

De functie wordt vervuld in Nijmegen. Onze opdrachtgever zoekt iemand die per 1 oktober kan starten tot oktober 2023.

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5 & PMO Lead (onderdeel van de C5 groep), het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies. Gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij de C5 groep draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop.

Je werkt aan complexe en uitdagende opdrachten bij (diverse) grote opdrachtgevers op verschillende niveaus. Wij hebben een duidelijke focus op de ontwikkeling van onze professionals. In dat kader faciliteren wij groepstrainingen, kennissessies, 24/7 toegang tot ons online platform en persoonlijke begeleiding. Dankzij onze marktkennis en uitgebreide netwerk begeleiden wij tevens ook (startende) ZZP-ers naar interessante opdrachten.