Projectondersteuner (24 - 32 uur)

Je komt te werken bij het programma Omgevingswet, deelprogramma Keten Initiatieven en Implementatieteam Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Deze teams houden zich bezig met de invoering van de Omgevingswet bij de gemeente Utrecht. Dit is een van de meest omvangrijke veranderopgaven in Utrecht waar een groot team aan werkt (meer dan 50 medewerkers). Per 1 januari 2022 wordt de wet ingevoerd. De grootste impact is bij de afdelingen Ruimte en VTH.

Voor deze 2 teams zijn we op zoek naar projectondersteuners voor 2 managers: de deelprogrammamanager Keten en de manager Implementatieteam. Vooralsnog wordt de wet per 1-1-2022 ingevoerd en hierdoor zal het de komende maanden steeds drukker worden.

Je komt te werken in een dynamische en hectische omgeving waar programmatisch en projectmatig wordt gewerkt. De Omgevingswet is complex en door het grote aantal stakeholders is afstemmen en overleggen soms ingewikkeld. Ook wijzigt er geregeld iets. Als projectondersteuner ben jij in staat structuur aan te brengen in deze dynamiek. Je bent nuchter en krijgt juist energie van het werken in zo’n dynamische omgeving.

Je taken zijn:

• complex agendabeheer, eventueel mailbeheer;
• alles regelen omtrent heisessies (locatie, catering, deelnemers) en opleidingen;
• het begeleiden van de documentenstroom bij besluitvormingsprocessen;
• het opstellen en bewaken van planning(en);
• het opstellen van een agenda voor overleggen;
• notuleren en actielijsten bewaken, Digiplaza vullen/beheren;
• aanspreekpunt/loket functie voor teamleden (managers zijn wegens drukte minder bereikbaar).

Als ervaren projectondersteuner ben jij het gewend om in een projectomgeving ondersteuning te bieden. Je houdt regie op je werk, je bent in staat om planningen op te stellen, je neemt werk uit handen en je durft zelfstandig vragen te beantwoorden. Vanwege de hectiek en veranderingen is het een vereiste dat jij flexibel bent, je takenpakket kan tussentijds wijzigen. Daarnaast ben je in staat om het werk over te nemen van je collega projectondersteuner.

Concreet heb jij:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring als projectondersteuner;
• Kennis en ervaring met diverse office applicaties waaronder Outlook;
• Je hebt ervaring met thuiswerken en MS Teams;
• Ervaring met MS Project is een pre.

Je werkt voornamelijk thuis en de looptijd betreft 1 jaar met optie tot verlenging. Je kan op korte termijn starten.