Projectsecretaris (20 uur)

Per direct

Functie omschrijving

Doel van de opdracht
- Fungeren als ‘spin in het web’ en sparring partner voor teamleden;
- Bieden van voorbereiding, inhoudelijke en administratieve ondersteuning ten behoeve van diverse ketenoverleggen (regiegroep, partneroverleg, auditcomittee en gebruikersoverleg) en werkoverleg team;
- Organiseren van diverse bijeenkomsten en opleidingsdagen, zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken;
- Procesverantwoordelijk voor het beheer van administratie van coördinatoren.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden
- Ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van planning, processen en beheerproducten;
- Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten t.a.v. werkprocessen;
- Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van project- en teamprocessen, vergadertools & templates en gebruik van Sharepoint;
- Organiseren van overleggen (en notuleren daarvan) en bijeenkomsten;
- Vertalen inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties voor het team (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);
- Voorbereiden en bijdragen aan rapportages.

Functie eisen

Kennis- en ervaringsvereisten
- MBO+/HBO denk- en werkniveau;
- Ervaring (tenminste drie jaar) met het ondersteunen van projectteams en managers;
- In staat om inhoud te vertalen naar actiepunten en deze, eventueel met behulp van of in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak, planning etc;
- Ruime ervaring met het MS office pakket en daarbinnen veel ervaring met het werken met Excel;
- Aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;
- Ruime ervaring met het notuleren van complexe inhoudelijke bijeenkomsten en kan deze vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
- Ervaring met de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering;
- Kennis van informatiebeveiliging en verantwoording