Projectsecretaris (24 uur)

Onze opdrachtgever doet onderzoek op het gebied van de leefomgeving om de overheid en andere belangrijke spelers van advies te kunnen dienen over bijvoorbeeld klimaatbeleid, natuur, landbouw, waterveiligheid, ruimtelijke ordening, woningbouw en regionale economie. Ze doen dat in de vorm van projecten. Sommige van deze projecten zijn complex.

Voor een van dit soort grote projecten zoekt onze opdrachtgever een enthousiaste projectsecretaris met een brede inhoudelijke belangstelling en goede organisatorische en communicatieve vaardigheden. Je helpt de projectleiding om het overzicht over de inhoud en het proces te bewaren, en bent de spin in het web voor de vooral inhoudelijk gedreven specialisten.

Wat ga je doen als Projectsecretaris?
Je denkt mee met de projectleiding over de projectplanning. Je plant en coördineert de uitvoering van activiteiten, je bewaakt samen met de projectleiding de voortgang en anticipeert op mogelijke problemen.

Je plant en organiseert externe en interne bijeenkomsten (zoals projectoverleggen, stuurgroep- overleggen, klankbordoverleggen) en bereidt die voor, door samen met de projectleiding de agenda op te stellen, stukken te versturen en dergelijke. Je notuleert de bijeenkomsten en werkt de verslagen uit. Daarnaast werk je verslagen van interviews uit en organiseer je het transcriberen van interviews door een transcribeer service.

Je coördineert (samen met de projectleiding) de projectbijdragen aan interne en externe bijeenkomsten en lezingen (denk aan lunchlezingen of ministeries of bijdragen aan congressen voor beleidsmakers of stakeholders). Je helpt mee met de externe en interne communicatie van het project.

Je ondersteunt de projectleiding en deelprojectleiders bij de administratieve kant van het werk, bijvoorbeeld bij het uitbesteden van werk aan commerciële partners (in samenwerking met het afdelingssecretariaat en de financiële afdeling), het op orde houden van de projectmappen en het archiveren van de relevante stukken in het archiefsysteem.

• Je hebt een bacheloropleiding milieukunde, economie of sociale geografie, of een aanverwant vak, en 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring met het werken met inhoudelijke specialisten van verschillende disciplines.
• Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en weet daar verslag van te doen.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende eigenschappen of zou deze willen ontwikkelen:

• Je hebt een praktische en proactieve houding, vindt het leuk om een project op rolletjes te laten lopen en bent in staat hiervoor belangrijke onderwerpen te agenderen en vast te houden in een organisatie waar mensen graag met de inhoud bezig zijn.
• Je bent in staat zelfstandig te opereren, maar functioneert ook goed in teamverband. Daarbij weet je goede persoonlijke verhoudingen en effectieve werkafspraken met kennisinstellingen en de ministeries in balans te houden.
• Je kunt goed communiceren en kunt vanuit je kennis praten met wetenschappers over de planning van hun takenpakket in de projecten.
• Je hebt een flexibele houding, waardoor je snel kunt inspelen op de behoeften van de projectleiding. Als er geen urgente klussen zijn, “werk je vooruit”.

Het project is opgedeeld in een voorbereidend traject dat loopt van maart tot december 2022 en een uitvoerend traject dat loopt van januari 2023 tot en met juni 2024. Voor het voorbereidende traject, periode september - december 2022 zoeken we een projectsecretaris voor 24 uur per week.