Junior Projectsecretaris (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een gemeentelijke organisatie.

Functie omschrijving

Als Junior projectsecretaris bij het Projectmanagementbureau ben je een generalist, die werkt naar het evenbeeld van de project-/programmamanager als diens rechterhand. Zijn of haar focus is net zoals die van de projectmanager gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). Waar de projectmanager zich daarbij primair richt op de eerste lijn: het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het ‘voor de troepen staan’, richt de secretaris zich op de tweede lijn: de organisatie van de backoffice. De projectsecretaris draagt zorg voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. De projectsecretaris is van de ordening, de transparantie en het overzicht. Daarnaast heb je kennis van bedrijfsprocessen om als projectsecretaris te adviseren op het gebied van project-, proces-, en programmamanagement.

Werkzaamheden:

  • Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
  • Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
  • Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces.
  • Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
  • Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
  • Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
  • Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GOTRICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
  • Vergaart actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
  • Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie.
  • Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Functie eisen

  • Een afgeronde HBO-opleiding technische bedrijfskunde;
  • Ervaring bij de gemeente opgedaan in de afgelopen 3 jaar, mag in de vorm van een stage of afstudeerstage.

Wensen

  • Recente ervaring in de afgelopen 3 jaar bij een gemeente met meer dan 300.000 inwoners;
  • Ervaring met het zelfstandig schrijven van projectrelevante stukken, zoals agendaposten en notities;
  • Ervaring met het lezen en opstellen van een financiële rapportage;
  • Kennis van en ervaring met GOTRICK-aspecten;
  • Kennis van de Rotterdamse Standaard Projectmatig Werken;
  • Kennis van projectmatig of procesgericht werken;

Competenties

  • Integriteit
  • Resultaatgerichtheid
  • Samenwerken
  • Klantgerichtheid
  • Voortgang bewaken
  • Communiceren
  • Probleemanalyse
  • Initiatiefrijk
  • Conceptueel vermogen
  • Adviesvaardigheid
  • Zelfstandigheid

Arbeidsvoorwaarden

Het gaat hier om een deta-vast constructie waarbij je via ons voor 1 jaar wordt gedetacheerd bij de opdrachtgever en bij goed functioneren daar in dienst zal treden. Daarnaast krijg je via ons begeleiding en opleidingen gefaciliteerd tot de overname.

De functie is voor 36 uur in de week en betreft nu vooral thuiswerken maar de werklocatie is Rotterdam. Daarnaast is de beoogde startdatum 26 oktober.

Salaris is bespreekbaar afhankelijk van je ervaring (en/of stage ervaringen).

Locatie

Rotterdam

Publicatiedatum

06.10.2020

Contactpersoon

E.M. Offringa

persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement