Medior PMO (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is overheidsorganisatie.

Functie omschrijving

Onze opdrachtgever heeft een ICT afdeling welke zelf verantwoordelijk is voor de ICT producten en diensten die het primaire proces van het Ministerie en haar afdelingen te ondersteunen. Deze ICT afdeling levert front- en backend computing, support hierop maar ook het functioneel beheer van de applicaties welke in gebruik zijn bij de afnemers van de ICT afdeling. Daar waar aan de gebruikerskant (front end) behoefte is aan vervanging, nieuwe functionaliteiten, tijd en plaats onafhankelijk digitaal werken, staat de gehele omgeving aan de vooravond van een verhuizing vanwege een aanstaande renovatie. Om de komende verhuizing te vergemakkelijken en lifecycle uit te voeren op de omgeving zal een gedeelte van de infrastructuur vernieuwd worden (en tevens plaats onafhankelijk worden gemaakt). Er zijn voor bovenstaande verandering drie majeure projecten gedefinieerd, parallel aan een 4e: de optimalisatie van ICT operations (de ICT (beheer-)organisatie en de hierbinnen gerelateerde processen volgens ISM). De PMO’er is de verbinder tussen de 3 grote projecten. Binnen bovenstaande context is er behoefte aan ondersteuning middels een ervaren PMO'er

De PMO'er zal voor bovengenoemde drie veranderprojecten worden ingezet. Support is noodzakelijk om de onderlinge samenhang te bewaren / bewaken, de individuele planningen op elkaar afgestemd te houden en de structurele overlegvormen te organiseren (interne stuurgroep, externe stuurgroep, klantenraad / klankbord) en de formulierenstroom (agenda’s (bijlagen), notulen, besluiten- en actielijsten) hieruit voortvloeiend gestructureerd onder te brengen in de projectarchieven. Concrete werkzaamheden in onderstaande categorieën.

Overlegstructuren:
• Opstellen overlegstructuren
• Opstellen agenda’s
• Versturen van uitnodigingen
o Managen van noodzakelijke veranderingen in de geplande overleggen
o Zorgdragen voor achtervang bij afwezigheid
• Rondsturen stukken als input voor de overlegvormen
• Notuleren
• Bijhouden besluiten- en actielijsten
• Documenteren

Archiveren Planningen:
• Bijhouden baseline en updates van de planningen van de 3 grote projecten
• Integratie van deze planningen, oog houden voor onderlinge afhankelijkheden
• Signaleren van afwijkingen op de planningen in de uitvoer van de projecten
• Najagen noodzakelijke input om een actueel inzicht te houden

Budgetten:
• Bewaken (en administreren) van de projectbudgetten, -verplichtingen en -uitgaven binnen de budgetten (begroting vs realisatie) van de projecten.

Rapporteren:
• Najagen input voortgangsrapportages
• Alignement voortgangsrapportages
• Rapporteren naar stakeholders
• Centrale communicatie naar eindgebruikers

Functie eisen

  • Aantoonbaar HBO niveau / 2 jaar ervaring
  • Ervaring met Projectmanagementmethodieken (PRINCE2/Agile/Lean)
  • Ervaring met MS Project
  • Ervaring met (het ondersteunen van) ICT projecten op het gebied van backend, front end en applicaties
  • Ervaring met Topdesk
  • Gebruikerservaring eDOCS of een vergelijkbare ECM/DMS tool
  • Ervaring in multidisciplinaire (ICT) organisaties
  • Kennis van en ervaring met hoog gerubriceerde netwerken en content.
  • Een goed begrip van afhankelijkheidsbeheer, risicobeheer, backlogs.
  • Vermogen om met complexiteit en een diverse groep belanghebbenden om te gaan
  • Portfoliomanagement

Competenties:

  • Betrouwbaar
  • Onafhankelijk
  • Onpartijdig
  • Transparant
  • Flexibel
  • Creatief
  • Initiatiefrijk
  • Stressbestendig
  • Motiverend
  • Omgevingsbewustzijn (organisatiesensitief, diplomatisch)
  • Resultaatgerichtheid, gedrevenheid
  • Goed kunnen samenwerken in complexe en dynamische omgeving
  • Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden
  • Goede organisatorische vaardigheden

Arbeidsvoorwaarden

Deze opdracht loopt van 16 november t/m 31 mei 2021 voor 36 uur in de week.

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

27.10.2020

Contactpersoon

Esther Offringa

persoonlijk
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen

 

Privacy statement