Programmaondersteuner (32 - 36 uur)
Opdrachtgever
Functieomschrijving
Jij verzorgt de secretariële ondersteuning van het DSO programma in de ruimste zin van het woord. In deze functie ben je een belangrijke schakel tussen alle medewerkers en het PMO/coördinatoren team. In alle hectiek zorg jij door het stellen van de juiste prioriteiten voor rust, overzicht en een goede sfeer.
- Beheer agenda en mailbox: plannen, organiseren en voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten en workshops en hierin kunnen prioriteren;
- Verzorgen van de administratieve begeleiding van het inhuurproces, in samenwerking met de adviseur capaciteitsmanagement. Dit betreft bijvoorbeeld het opstellen van documentatie, de gegevensverwerking in SAP en de communicatie/opstarten/uitvoeren van het on- en offboardingsproces.
- Verzorgen van de onder meer de volgende communicatie:
- Gegevensverzameling, samenstellen en versturen van 2-wekelijkse rapportage;
- Redactie, opmaak en versturen van digitale nieuwsbrief, inclusief het zelfstandig opstellen van berichten;
- Beheer Roadmap Miro-bord en deze desgevraagd aanpassen/bijhouden. Het signaleren van en het tijdig anticiperen op knelpunten.
- Secretariële ondersteuning van de Senior supplier en coördinatoren.
- Archivering: het up-to-date houden van de werkinstructies, het bijhouden van de projectadministratie en archivering.
Deze functie valt onder de afdeling Projectmanagement. Van hieruit wordt de programmaondersteuner ingezet in projecten van de domeingerichte ontwikkelafdelingen. De aansturing valt onder het Project Management Office (PMO).
Functie-eisen
- Je hebt een afgeronde mbo4 opleiding (secretarieel/administratief/projectondersteuning)
- Je hebt 2 jaar ervaring met het administratief ondersteunen van het inhuurproces
- Je hebt 2 jaar ervaring met SAP specifiek inkoopmodule of vergelijkbaar programma voor externe inhuur
- Je hebt 3 jaar ervaring met secretariële ondersteuning zoals het beheer van de agenda en mailbox.
- Ongeveer 1 jaar ervaring met Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Powerpoint), Miro, Confluence
- Ongeveer 2 jaar ervaring met het opstellen en versturen van communicatieuitingen.
Wensen:
- Ervaring in ondersteuning projecten/programma’s/afdelingen binnen een ICT- omgeving.
- Ervaring binnen de overheid.
Jouw competenties zijn:
- Plannen en organiseren
- Verantwoordelijk en zelfstandig
- Flexibel en proactief
- Communicatief vaardig in woord en geschrift; het kunnen spreken en schrijven van Engels is hierbij een pré
- Samenwerken en verbinden
Arbeidsvoorwaarden
Je zal werkzaam zijn in Rotterdam (soms op andere locaties) en thuis. De inzet ligt tussen de 32 en 36 uur in de week. Een beoogde startdatum ligt tussen 1 juni en 1 juli en loopt door tot 1 juni 2024.
Een brutosalarisindicatie hiervoor ligt tussen de € 2500 - 3500,- op basis van 36 uur.
Andere (secundaire) voorwaarden waar je aan kan denken:
- Thuiswerkvergoeding - reiskostenvergoeding (OV vergoeding & kilometervergoeding)
- Vakantiegeld 8,33% (jaarlijks uitbetaald in mei)
- 25 vakantiedagen op een fulltime werkweek (optie voor het kopen van verlofdagen)
- Pensioenopbouw
- Wij faciliteren een laptop/telefoon bij in indiensttreding
- Mogelijkheid voor een fietsplan/auto van de zaak
- Trainingen op maat/inhoudelijke bijeenkomsten
- Netwerk van PMO'ers die je verder kunnen helpen
