Projectsecretaris (32 - 36 uur)

Functie omschrijving

De overheid werkt momenteel aan een moderne overheid. 1 overheid die goed werkgeverschap toont, flexibel georganiseerd is en technologie effectief inzet ten behoeve van haar dienstverlening aan de samenleving.

I.v.m. lopende projecten en programma's die zorgen voor deze digitalisering zijn wij op zoek naar Projectsecretarissen die graag binnen IT/Agile omgevingen werken.

Werkzaamheden:

Rechterhand van projectmanager project (projectbeheer, adviseur; risico’s bewaken; prioritering en urgent werkzaamheden en vertalen in direct handelen);
Financiële overzichten bijhouden en inkoop in afstemming met projectleider;
Overleggen en bijeenkomsten plannen en inhoudelijk organiseren, agenda’s voorbereiden, verslagen maken. Waar relevant input/ advies over programma;
Procesbewaking; bijhouden van actielijsten/planningen en bewaken van de voortgang in nauwe samenwerking met de projectleider;
Voortgangsrapportages opstellen;
Advies geven over en input leveren voor inhoudelijke vraagstukken;
Ondersteunen bij het voorbereiden van sessies continu vooruitkijken (agile werken sessies om te komen tot een geprioriteerde planning);
Informatie verzamelen bij relevante afdelingen & teams en bij externe leverancier (communicatie);
Bijdragen aan notities, voorstellen en plannen onder verantwoordelijkheid van de projectleider;
Bijdragen aan diverse projectactiviteiten binnen de ontwikkellijnen;
Bijdragen aan de visuele en schriftelijke communicatie.

Functie eisen

Je hebt een hbo werk- en denkniveau;
Je hebt 2 jaar ervaring met soortgelijke werkzaamheden in een agile/scrum omgeving of tenminste ervaring met Prince2;
Je hebt 3 - 5 jaar ervaring met het opstellen van financiële en projectrapportages;
Je hebt ervaring met MS Office applicaties (Word, Excel, Outlook en MS Project);
De voorkeur gaat uit naar ervaring binnen de (rijks)overheid.

Competenties:

Plannen en organiseren
Analyseren
Samenwerken

Arbeidsvoorwaarden

De inzet ligt tussen de 32 en 36 uur in de week. Looptijd betreft vaak 1 jaar of langer ivm doorlooptijd van de projecten en programma's.

Momenteel wordt er thuis gewerkt dus een goede thuiswerkplek is van belang. Je kan goed werken met Teams/Webex ed.

Samen bespreken wij het salaris, afhankelijk van je ervaring.

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een overheidsinstantie.