Projectsecretaris (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een ministerie/overheidsorganisatie

Functie omschrijving

De projectsecretaris is primair de 'ogen en oren' van de projectleider en is goed op de hoogte van de voortgang van - en ontwikkelingen in - het SSPC-project (Self Service Passport Control systeem). Hij of zij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie.
De programmamanager en de projectleiders worden daardoor ontzorgt en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van het programma.
De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider(s) en het programmamanager/kernteam bij de beheersing van het programma. Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit:

  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van
  • daaruit voortkomende acties;
  • Beheren van de projectadministratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;
  • Opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;
  • Beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);
  • Signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider(s) / Programmamanager;

Functie eisen

De projectsecretaris haalt voldoening uit het structureren en implementeren van de ‘projecten’. Hij of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij/zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft
voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:

  • Plannen en organiseren
  • Resultaatgerichtheid
  • Organisatiesensitiviteit
  • Netwerken
  • Motiveren

    Kandidaat heeft/beschikt daarnaast
  • Aantoonbare ervaring met het werken in een politiek en bestuurlijk gevoelige omgeving bij de overheid.
  • Aantoonbare ervaring met het werken met IT-gerelateerde projecten.
  • Over kennis en ervaring met het managen van een veranderproces.
  • Over vaardigheid in structuren en opvragen van informatie.
  • Over vaardigheid in netwerken en komt snel tot de kern van vraagstukken.

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

01.04.2022

Contactpersoon

Roger Vikdazir

persoonlijk
Roger Vikdazir
Mobiel: (06) 1469 6352
onze mensen

 

Privacy statement