Secretaris Managementteam (20 uur)
Bij welke opdrachtgever ga je werken?
Dit ga jij doen!
Van jou wordt verwacht dat je het proces rondom het managementteam goed overziet. Je werkt samen met de directie, het managementteam en team Samen Organiseren (bestuursondersteuning).
De MT-vergaderingen vinden plaats op maandag. Gedurende de week vindt er communicatie plaats tussen jou en degenen die de stukken schrijven. Het werk moet gelijkmatig over de week worden verdeeld, wat flexibiliteit vereist bij het plannen van de uren.
Concrete werkzaamheden:
- Je coördineert de totstandkoming van de agenda’s van het MT, organiseert de MT-vergaderingen, werksessies e.d. en draagt zorg voor de verslaglegging en monitoring van besluiten en afspraken;
- Je draagt ten behoeve van de directie/voorzitter zorg voor het (laten) opstellen van annotaties, notities en correspondentie of stelt deze zelf op aan de hand van globale aanwijzingen met betrekking tot de inhoud en je verzorgt de informatievoorziening hierover richting MT, organisatie, andere onderdelen binnen het concern en externe betrokkenen. Je plaatst de stukken tijdig in de betreffende applicatie (iBabs) zodat de MT-leden en betrokkenen zich op het overleg kunnen voorbereiden.;
- Je fungeert als doorgeefluik voor documenten en e-mails voor het MT, waarbij je bepaalt wat direct doorgestuurd kan worden, wat bestemd is voor een ander orgaan, welke actie ondernomen moet worden, enzovoort. Tevens beoordeel je de kwaliteit van vergaderstukken en geef je waar nodig aanwijzingen voor verbetering;
- Je werkt geheel zelfstandig maar informeert en stemt af waar nodig, zodat je werk altijd in overeenstemming is met je opdrachtgevers en collega's;
- Je bewaakt in overleg met de voorzitter lopende dossiers (signaleren, rappelleren en afhandeling).
De opdracht is een combinatie van uitvoerend werk en inhoudelijk werk. Je hebt meer kennis en inzicht op inhoudelijk gebied nodig dan een administratief ondersteuner. Je dient de samenhang tussen de onderwerpen te begrijpen, knelpunten en gevoeligheden te (her)kennen. Dit is bijvoorbeeld nodig bij het maken van de besluitenlijst of een inhoudelijke annotatie. De onderwerpen waarmee het MT zich bezighoudt, kunnen complex en omvangrijk zijn. De extra complexiteit is deels gelegen in een complexe governance (waarbij in sommige gevallen een groot aantal externe partijen betrokken is), en deels in de combinatie van bestuurlijk-inhoudelijke onderwerpen en techniek (ICT en informatiemanagement/datagedreven werken).
Anderzijds komen er meer administratief ondersteunende werkzaamheden voor jouw rekening dan bij inhoudelijk adviseurs het geval is, zoals het verspreiden en uploaden van vergaderstukken en het versturen van berichten over bijvoorbeeld vergader- en aanleverdata.
Functie-eisen
- Hbo werk- en denkniveau (afgeronde mbo4 opleiding, of 3 jaar werkervaring op hbo niveau;
- 3 jaar werkervaring als MT-secretaris of in een soortgelijke rol binnen overheidsorganisaties;
- Werkervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
- Het zelfstandig globale aanwijzingen kunnen opstellen van annotaties, notities en correspondentie voor en namens de directie;
- Ervaring met MS Word, Excel, PowerPoint en iBabs.
Competenties die bij jou passen:
- Communicatief sterk (ook schriftelijk)
- Samenwerken
- Organiseren
- Resultaatgerichtheid
- Analytisch vermogen
- Integriteit
- Accuratesse
- Helicopterview
- Zelfontwikkeling
Aanvullende informatie en arbeidsvoorwaarden
Voor deze opdracht kan jij starten per 8 april en is de inzet zeker voor de duur van 12 maanden met optie tot verlenging.
Vanuit de detachering ligt de brutosalarisindicatie tussen de € 3000 - 4000,- op basis van 36 uur. Opdracht kan ook interim vervuld worden!
Andere (secundaire) voorwaarden waar je aan kan denken:
- Thuiswerkvergoeding - reiskostenvergoeding (OV vergoeding & kilometervergoeding)
- Vakantiegeld 8,33% (jaarlijks uitbetaald in mei)
- 25 vakantiedagen op een fulltime werkweek (optie voor het kopen van verlofdagen)
- Pensioenopbouw
- Wij faciliteren een laptop/telefoon wanneer je bij ons in dienst treedt
- Gebruik maken van FiscFree® - kopen met belastingvoordeel
- Mogelijkheid voor een fietsplan/auto van de zaak
- Trainingen op maat/inhoudelijke bijeenkomsten
- Netwerk van PMO'ers die je verder kunnen helpen
