Project Management Ondersteuner (24 - 36 uur)
Opdrachtgever
Onze opdrachtgever is een overkoepelende ICT-dienstverlener. Vanuit een regie- en uitvoeringsrol helpen ze met het maken van een digitale transformatie.
Functie omschrijving
Vanuit 12 programma’s worden innovatieve projecten uitgevoerd. Elk programma bestaat uit meerdere projecten, die op efficiënte wijze uitgevoerd moeten worden. Als Project Management Ondersteuner ben jij dan ook onmisbaar voor de projectteams!
Je ondersteunt programmamanagers, productowners en omgevingsmanagers bij het maken van afspraken en verslaglegging van diverse bijeenkomsten. Je bent op de hoogte van alle relevante projectactiviteiten, stelt agenda’s en legt belangrijke acties en besluiten vast. Ook ondersteuning op het gebied van communicatie (bijvoorbeeld door het verzenden van informatiebrieven), het verzamelen van (financiële) gegevens en het verzorgen van projectoverzichten behoren tot je takenpakket.
Uiteraard heb je jouw oren en ogen altijd open, signaleer je mogelijke knelpunten en doe je proactief voorstellen ter verbetering. Jij weet wat er nodig is en zorgt dat alles tijdig beschikbaar is op de juiste locatie. Je hebt dan ook een uitdagende baan, in een dynamische omgeving met een flinke verantwoordelijkheid.
Samengevat bestaat je rol uit de volgende punten:
PMO is er voor de ondersteuning van bestuur, programma's en projecten op het gebied bedrijfsvoering, secretariaat voor sturende overleggen en organiseren van (thema)dagen.
Bedrijfsvoering
- Processen zoals inkoop, archivering, IDU (instroom, doorstroom, uitstroom)
- Communicatie
- Weten bij wie je moet zijn, aanspreekpunt voor projectteam Secretariaat Sturende overleggen
- Zoals UO of stuurgroep, kernteam, bestuursoverleggen
- Secretariaat – van voorbereiding tot archivering
Organisatie van (thema)dagen
- Zoals bv Leerlijn, themadag, netwerkdagen etc.
- Hand en span diensten
Ondersteuning programma’s
- Projectadministratie mee opbouwen en bijhouden
- Mailings versturen en output verwerken
- Bijeenkomsten plannen / agenda beheer
- Mailbox beheren en acties doorzetten naar de juiste personen
Functie eisen
- Een MBO+ werk- en denkniveau;
- Ervaring met projectmatig werken;
- Je bent organisatorisch sterk;
- Ervaring met MS Office (Word, Excel, Powerpoint);
- Een flexibele, zelfstandige, pragmatische en proactieve houding;
- Een brede belangstelling, nauwkeurigheid en integriteit;
- Communicatief vaardig in woord en geschrift.
Kerncompetenties
- Luisteren en kijken;
- (Schriftelijk) communiceren;
- Klantgericht;
- Kwaliteitsgericht;
- Resultaatgerichtheid;
- Verantwoordelijkheid;
- Omgevingsbewust.
Wensen
- Je hebt het vermogen om de kern snel te doorgronden.
- Je hebt het vermogen om projecten effectief aan te jagen en te ondersteunen.
- Je bent iemand die stevig in zijn/haar schoenen staat.
- Ervaring in de overheidssector.
Arbeidsvoorwaarden
De looptijd van deze functie is van 11 juli t/m 10 juli 2023 met optie tot verlenging. Je werkt in Amersfoort.
