Projectondersteuner (16 - 36 uur)

Programma:
In het programma wordt een technische infrastructuur gerealiseerd die elektronische gegevensuitwisseling binnen en tussen gemeenten en met organisaties in het sociaal domein mogelijk maakt.

Jouw rol:
De projectondersteuner houdt overzicht over het geheel van projecten en brengt de voortgang in kaart. De ondersteuner heeft een signalerende rol naar de team coördinator. Hij/zij bereidt de agenda voor het wekelijkse teamoverleg voor, maakt het verslag en bewaakt acties. De gezochte projectondersteuner ondersteunt daarnaast de onderzoekers bij hun werkzaamheden (plannen afspraken, plannen en voorbereiden bijeenkomsten, verslaglegging).

Werkzaamheden:

• Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen en klankbordgroepen;
• Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de agenda, notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
• Het opstellen van inhoudelijke rapportages;
• Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
• Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning).
• Archiveren van (digitale) documenten;
• Bewaken van de voortgang van projecten (uitputting budget, administratieve afhandeling, planning) -bijwerken en bijhouden van de projectenadministratie
• Ondersteunen van collega’s in het team.
• Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de projectleider/coördinator.
• Agenda- en mailboxbeheer

Resultaat:
De projectondersteuner werkt met meerdere collega’s aan de realisatie van resultaten met specifieke inzet op het programma. Daarnaast is de projectondersteuner dienstbaar, ontzorgt, jaagt na en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en ze voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.

• Je hebt 2 jaar werkervaring op MBO werk- en denkniveau of een afgeronde MBO4 opleiding op gebied van administratie/secretarieel;
• Je hebt 2 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie in een overheidsorganisatie;
• Je hebt 2 jaar ervaring met het Microsoft Office pakket (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
• Je hebt 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer.

Gevraagde competenties:

• Proactief
• Verbindend
• Enthousiast
• Dienstverlenend
• Resultaatgericht
• Samenwerkingsgericht
• Nauwkeurig
• Zelfstandig
• Planmatig