Projectondersteuner (24 - 32 uur)

Onze opdrachtgever is bezig om een samenwerkingsplatform op te richten. Binnen het team voor dit samenwerkingsplatform zoeken ze 2 enthousiaste en gedreven professionals die hun komen versterken.,

Als projectondersteuner ben je onderdeel van het projectenbureau van het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd en Platform Sociaal Domein. Het projectenbureau is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de subsidieprogramma's op het gebied van inkoop, HR, ICT, financiën, AVG en secretariële ondersteuning. Als het om inkoop gaat, wil het OZJ haar inkoopbudget goed en zorgvuldig besteden. Het betreft hier immers veelal publieke gelden.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma’s als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contractering. Je maakt daarin een vertaling van de behoefte van de projectleiders en programmamanagers over externe capaciteit naar functieprofielen en inrichting van het team. De Inkoopservicedesk is onder meer verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbestedingen en het opstellen van de overeenkomst. Daarnaast hebben zij een belangrijke adviserende rol als het gaat om wijze van inkoop en het opstellen van profielen. Je draagt zorgt dat inkoopprocessen goed aansluit bij de projecten en dat de administratie daarvoor op orde.

Als projectondersteuner ben je allround en zul je naast het adviseren en ondersteunen van de projectleiders ook verschillende werkzaamheden administratieve werkzaamheden. Wij zijn een echt ‘hands-on’ team en zijn ook in staat werkzaamheden van elkaar over te nemen.

Concrete werkzaamheden:

• Het zowel proactief als reactief adviseren en ondersteunen op het inkoopproces rondom inhuur van personeel;
• Het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma’s als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contractering;
• Op verzoek en pro- actief signaleren en adviseren op contracten; denk aan afloopdatum en urenbesteding binnen een contract;
• Verantwoordelijk voor het uitvoeren en verbeteren van gehele inkoopproces rondom de inhuur van personeel, inclusief het coördineren van DAS procedures (aanbestedingen) aan de OZJ-kant;
• Je verzorgt het aanmaken van verplichtingen in het workflow management systeem;
• Fungeren als aanspreekpunt op het gebied van inkoop en HR voor alle medewerkers binnen de verschillende programma’s;
• Verantwoordelijk voor de juiste afstemming en samenwerking met de verschillende afdelingen van de VNG zoals financiën, servicedesk en de afdeling inkoop;
• Het invoeren van gegevens in managementsystemen;
• Aanvragen van specifieke benodigdheden voor externe inhuur;
• Het opvangen van piekmomenten van collega’s in het projectenbureau.

• Beschikt over een afgeronde HBO opleiding;
• 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van medewerker bedrijfsvoering, projectondersteuner of soortgelijk.
• Werkervaring met gebruik van Exact Synergy of vergelijkbare platforms;

Wensen:

• Werkervaring met van inkoopprocessen binnen de publieke sector.
• Werkervaring met het samenwerken met ondersteunende afdelingen (Inkoop, HR, Financiën) in de publieke sector.
• Werkervaring met afstemming met toeleveranciers en/of projectleiders.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring workflow management systemen (Exact/AFAS/SAP of soortgelijk).
• Werkervaring met een project- of verplichtingen administratie.

Competenties:

• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
• Empathisch
• Zorgvuldig
• Initiatiefrijk
• Gestructureerd
• Flexibel
• Pragmatisch
• Zelfstandig
• Accuraat werken
• Anticiperen
• Betrokken
• Klantgericht
• Omgaan met druk
• Plannen en organiseren
• Samenwerken

De looptijd betreft nu per 8 mei t/m 31 december 2024 met meerdere malen optie tot verlenging. Er wordt hybride gewerkt bij deze opdrachtgever.

Het brutosalaris ligt tussen de € 3000,- en € 4250,- op basis van 36 uur. Dit kan ook interim ingevuld worden.

Andere (secundaire) voorwaarden waar je aan kan denken:

• Thuiswerkvergoeding - reiskostenvergoeding (OV vergoeding & kilometervergoeding)
• Vakantiegeld 8,33% (jaarlijks uitbetaald in mei)
• 25 vakantiedagen op een fulltime werkweek (optie voor het kopen van verlofdagen)
• Pensioenopbouw
• Wij faciliteren een laptop/telefoon wanneer je bij ons in dienst treedt
• Gebruik maken van FiscFree® - kopen met belastingvoordeel
• Mogelijkheid voor een fietsplan/auto van de zaak
• Trainingen op maat/inhoudelijke bijeenkomsten
• Netwerk van PMO'ers die je verder kunnen helpen

Wij zijn buro C5 & PMO Lead (onderdeel van de C5 groep), het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies. Gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij de C5 groep draait het om mensen. Persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Je werkt aan complexe en uitdagende opdrachten bij (diverse) grote opdrachtgevers op verschillende niveaus. Wij hebben een duidelijke focus op de ontwikkeling van onze professionals. In dat kader faciliteren wij groepstrainingen, kennissessies, 24/7 toegang tot ons online platform en persoonlijke begeleiding. Dankzij onze marktkennis en uitgebreide netwerk begeleiden wij ook (startende) ZZP-ers naar interessante opdrachten.